Polityka zgłaszania nieprawidłowości

Często to właśnie pracownicy jako pierwsi dostrzegają, że w firmie może dochodzić do nieprawidłowości. Pracownik może jednak zdecydować się nie podzielić wątpliwościami w obawie, że mógłby zostać uznany za nielojalnego wobec współpracowników lub firmy. Może się także obawiać nękania. W takich przypadkach prostsze wydaje się zignorowanie problemu i niezgłaszanie go.

Celem niniejszej polityki jest zachęcanie pracowników do zgłaszania takich kwestii bez narażania się na represje czy dyskryminację. Polityka umożliwia pracownikom poruszanie budzących wątpliwości kwestii dotyczących działań firmy lub z nią związanych, zamiast ich pomijania bądź szukania rozwiązania poza firmą Munters.

Polityka dotyczy wszystkich pracowników i partnerów biznesowych pracujących dla firmy Munters, naszych oddziałów i spółek joint venture.

Polityka stanowi jasną deklarację, że wszelkie naruszenia prawa przez firmę bądź któregoś z jej pracowników, konsultantów, podwykonawców lub dostawców będą zgłaszane, Munters niezwłocznie zajmie się sprawą, dokładnie ją zbada i podejmie środki zaradcze. Będziemy także badać sposoby zapobiegania podobnym naruszeniom przepisów w przyszłości. Zachęcamy naszych klientów, by zwracali nam uwagę w przypadku naruszania przepisów.

Definicje

Zgłaszanie nieprawidłowości

Zgłaszanie nieprawidłowości polega na zwracaniu uwagi kierownictwa na informacje dotyczące potencjalnie nielegalnych lub nieetycznych praktyk, zwanych również nieprawidłowościami.

Nieprawidłowość

• Nieprawidłowością jest każde nielegalne lub niezgodne z prawem zachowanie, na przykład:
• działanie niezgodne z prawem cywilnym lub karnym
• postępowanie niezgodne z polityką firmy
• świadome łamanie miejscowych przepisów lub prawa danego kraju
• zachowanie nieprofesjonalne
• budząca wątpliwości księgowość, audyt lub defraudacja
• działania mogące wyrządzić fizyczną krzywdę lub szkodę osobie lub też szkodę materialną
• brak działań naprawczych lub podjęcia kroków zmierzających do zgłoszenia problemu, co może spowodować znaczne, a dające się uniknąć, koszty lub straty dla firmy
• nadużycie władzy lub uprawnień dla uzyskania nieuprawnionych korzyści
• dyskryminacja na przykład z powodu wieku, rasy, płci, religii, orientacji seksualnej, stanu cywilnego lub macierzyństwa, przekonań politycznych lub pochodzenia etnicznego w czasie trwania zatrudnienia lub świadczenia usług
• konflikt interesów.

Powyższy wykaz nie zawiera wszystkich możliwości i stanowi raczej przykład tego, co można uznać za nieprawidłowości.

Ochrona

Każdy pracownik ujawniający nadużycie lub poruszający jakąś kwestię w ramach niniejszej Polityki będzie chroniony, o ile:

• ujawni informacje w dobrej wierze
• będzie przekonany o ich prawdziwości
• nie będzie działał złośliwie ani rzucał fałszywych podejrzeń
• nie będzie oczekiwał korzyści osobistych ani materialnych.

Procedura

Osoba do kontaktu

Każda osoba pragnąca zgłosić skargę lub obawę powinna skontaktować się z przełożonym, kierownikiem lub osobą odpowiedzialną za dział świadczący określone usługi. Przełożony bądź kierownik zdecyduje, czy kwestia powinna zostać przekazana kierownictwu wyższego szczebla, oceniając powagę i stopień poufności danej sprawy oraz na podstawie tego, jakiej osoby ona dotyczy.

Jeżeli skarga dotyczy przełożonego, kierownika lub innej osoby stojącej wyżej w zależności służbowej, należy wykorzystać następujący sposób składania skargi:

Dyrektor naczelny John-Peter Leesi może zostać poinformowany o sprawie na adres:

Munters AB
P.O. Box 1188
SE - 164 26 Kista
Szwecja

Przyjmowane są zgłoszenia anonimowe.

Odpowiedź

Munters zareaguje na każde zgłoszenie. Prosimy pamiętać, że firma Munters może odnieść się do sprawy dopiero po wstępnym jej zbadaniu, a następnie wnikliwym zapoznaniu się z nią.

Tam, gdzie to możliwe, poruszone problemy mogą:

• być zbadane przez zarząd, w drodze kontroli wewnętrznej lub postępowania dyscyplinarnego
• być oddane w ręce policji lub innych odpowiednich służb
• być oddane do kontroli przez niezależny podmiot
• stać się przedmiotem niezależnego dochodzenia.

Aby chronić zaangażowane osoby oraz podejrzanych o naruszenie przepisów, przeprowadza się badanie wstępne dla stwierdzenia, czy należy rozpoczynać dochodzenie, i jeśli tak, w jakiej formie. W razie konieczności podjęcia szybkiego działania, podejmie się je przed przeprowadzeniem dochodzenia.

W ciągu dziesięciu dni roboczych od zgłoszenia problemu kierownik odpowiedzialny skontaktuje się ze zgłaszającym:

• potwierdzając, że problem został zgłoszony;
• określając dalszy sposób postępowania;
• określając szacunkowo, ile czasu upłynie do podania ostatecznej odpowiedzi;
• informując, czy przeprowadzone będzie badanie wstępne; oraz
• informując, czy podjęte zostanie dochodzenie, i jeśli nie, to dlaczego.

Intensywność kontaktów między kierownikami zajmującymi się problemem a zgłaszającym uzależniona będzie od charakteru zgłoszonej sprawy oraz klarowności dostarczonych informacji.

Munters podejmie kroki dla minimalizacji wszelkich utrudnień, na jakie może być narażony zgłaszający problem. Jeżeli na przykład konieczne jest złożenie zeznań w postępowaniu karnym lub dyscyplinarnym, firma zagwarantuje zgłaszającemu doradztwo prawne w zakresie tej procedury.

Munters zdaje sobie sprawę z faktu, że osoba zgłaszająca problem potrzebuje zapewnień, że sprawą się zajęto. Z zastrzeżeniem ograniczeń prawnych, firma poda informacje dotyczące wyników dochodzenia, jak opisano to powyżej.

Ramy czasowe

Wątpliwości badane będą tak szybko, jak to będzie możliwe. Należy pamiętać, że w razie konieczności w sprawę zaangażuje się zewnętrzny doradca, co może wydłużyć procedurę. Duża waga i złożoność sprawy mogą również wpływać negatywnie na czas niezbędny do jej zbadania. Firma postara się na wstępie określić spodziewane ramy czasowe badania danej skargi.

Zapobieganie wzajemnym oskarżeniom, szykanowaniu i nękaniu

Firma nie będzie tolerować ze strony kogokolwiek żadnych prób wyciągania konsekwencji bądź dyskryminowania osoby, która zgłosiła firmie poważne i rzeczywiste wątpliwości dotyczące rzekomego naruszania przepisów. Takie szykanowanie wywoła natychmiastową reakcję i wyciągnięcie surowych konsekwencji dyscyplinarnych.

Poufność i anonimowość

Munters uszanuje poufność każdego otrzymanego zgłoszenia nieprawidłowości, jeżeli będzie ono wymagało poufności. Zgłoszenia anonimowe mogą nie być łatwe do zweryfikowania i podjęcia działań, jeżeli osoba zgłaszająca nie jest przygotowana na ujawnienie swojego nazwiska w późniejszym czasie.

Zarzuty fałszywe lub wynikające ze złej woli

Munters stara się nieustannie spełniać najwyższe standardy dotyczące uczciwości. Dopilnujemy, by na badanie zgłoszonej sprawy przeznaczyć należyte środki.

Jednak ważne jest, by każdy pracownik, rozważający możliwość zgłoszenia zarzutów, miał pewność, że działa w szczerych intencjach.

Firma uzna celowe zgłoszenie fałszywych bądź wynikających ze złej woli zarzutów przez dowolnego pracownika firmy jako poważne przewinienie dyscyplinarne, mogące skutkować podjęciem postępowania dyscyplinarnego, w tym zwolnieniem z pracy.