Przeciwdziałanie korupcji

Reputacja firmy Munters zależy od sposobu, w jaki prowadzimy działalność. Wszyscy pracownicy i przedstawiciele naszej firmy muszą przestrzegać wszystkich odnośnych przepisów w każdym miejscu, w którym prowadzimy interesy. Pragniemy, by nasi partnerzy biznesowi i pracownicy wiedzieli, że działamy w sposób etyczny. Fakt, że nieetyczne działanie, choć nielegalne, jest akceptowane w danym kraju, nie oznacza, że jest ono akceptowane przez firmę Munters. Nieprzestrzeganie praw antykorupcyjnych mogłoby mieć dla firmy Munters bardzo poważne konsekwencje. Należą do nich duże kary finansowe oraz kary pozbawienia wolności dla poszczególnych pracowników.

Dlatego Munters wyciągnie konsekwencje w stosunku do każdego pracownika łamiącego przepisy antykorupcyjne. Wszyscy pracownicy muszą również mieć pewność, że ich kariera nie będzie zagrożona, jeżeli z powodu etycznego prowadzenia działalności osiągną gorsze wyniki finansowe. Prosimy uważnie zapoznać się z niniejszym podręcznikiem. Jeżeli mają Państwo powody przypuszczać, że Munters łamie przepisy antykorupcyjne w danym kraju, prosimy powiadomić o tym przełożonego lub postępować zgodnie z naszą polityką zgłaszania nieprawidłowości.

Powód powstania niniejszego podręcznika

Podręcznik ma na celu:

  1. szczegółowe przedstawienie polityki Munters zapobiegającej przekazywaniu niestosownych korzyści majątkowych lub łapówek oraz
  2. zapewnienie wszystkim pracownikom Munters wskazówek dotyczących przepisów antykorupcyjnych na całym świecie.

Wiele inicjatyw i przepisów antykorupcyjnych dotyczy kontaktów z funkcjonariuszami publicznymi. W Munters traktujemy wszystkie transakcje biznesowe jako równie ważne. W niektórych przypadkach zdajemy sobie sprawę z konieczności zachowania przez naszych pracowników szczególnej ostrożności na wypadek niewłaściwych działań. Do takich sytuacji należą kontakty z funkcjonariuszami publicznymi, którym powierzono wydatkowanie środków publicznych.

Polityka

Wszyscy pracownicy Munters zobowiązani są do prowadzenia działalności w imieniu firmy w sposób legalny i etyczny. Firma Munters nie dopuszcza nielegalnych płatności, łapówek, korzyści majątkowych czy innych wątpliwych rozliczeń, które mogłyby wpływać na transakcje biznesowe. W szczególności Munters zakazuje swoim pracownikom i przedstawicielom przekazywania łapówek.

Niniejsza polityka odnosi się do wszystkich działań firmy, również prowadzonych przez oddziały Munters, przedstawicieli, dystrybutorów i innych osób działających w imieniu firmy, a także prowadzących wspólne przedsięwzięcia z Munters.

Zastosowanie polityki

Najważniejszymi elementami polityki antykorupcyjnej są płatności, oferty lub obietnice dotyczące rzeczy wartościowych dla osób mających wpływ na podejmowanie decyzji o zakupie. Dotyczy to również wyświadczania przysługi w zamian za przekazanie całości lub części płatności osobom mającym wpływ na decyzje o zakupie.

Istnieje kilka ograniczeń dotyczących uznawania czegoś za „rzecz wartościową”. Poza gotówką czy innego typu świadczeniem pieniężnym może to być niemal każda forma korzyści bezpośredniej i pośredniej.

  • Przykładami rzeczy mogących łamać międzynarodowe prawo antykorupcyjne są:
  • Podróże
  • Posiłki
  • Przekazanie środków na cele charytatywne wskazane przez klienta
  • Zatrudnienie członka rodziny klienta
  • Przyznanie stypendium członkowi rodziny klienta
  • Bilety na imprezy sportowe

Prosimy pamiętać o tym, że powyższa lista stanowi jedynie przykład potencjalnie nielegalnych korzyści majątkowych i nie wyczerpuje zakresu zakazów dotyczących zwalczania korupcji.

Pracownicy Munters jako firmy globalnej mają często do czynienia z urzędnikami w innych krajach. Pracownicy kontaktują się z urzędnikami państwowymi w sprawie zamówień publicznych lub licencji oraz innych wymaganych przez rząd zezwoleń, takich jak dokumenty odprawy celnej, licencje na prowadzenie działalności, pozwolenia BHP/środowiskowe. W niektórych krajach urzędnicy mogą żądać niestosownych korzyści majątkowych. W takich sytuacjach przestrzegać należy międzynarodowych przepisów antykorupcyjnych.

Większość międzynarodowych przepisów antykorupcyjnych zakazuje przekazywania czy proponowania niestosownych korzyści majątkowych, szczególnie funkcjonariuszom publicznym. Co więcej, przeważnie nie ma znaczenia, czy taka niestosowna korzyść majątkowa została rzeczywiście przekazana odbiorcy. Jej odbiorca nie musi nawet jej przyjąć czy choćby poinformować o zamiarze przyjęcia. Działaniem zakazanym jest już sama propozycja lub obietnica niestosownej korzyści majątkowej, złożona funkcjonariuszowi publicznemu.

Celem takiego działania nie musi być bezpośrednie wpłynięcie na dokonanie sprzedaży, ale także skłonienie danej osoby do podjęcia lub zaniechania działania niezgodnie z przepisami.

Ponadto przepisy antykorupcyjne zazwyczaj zakazują wykonywania zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich płatności na rzecz funkcjonariuszy publicznych. Stąd Munters może odpowiadać za przekazanie niestosownej korzyści majątkowej przez swojego przedstawiciela, dystrybutora czy innego partnera biznesowego na rzecz doradców, konsultantów czy innych osób działających w imieniu rządu, które przekazałyby całość bądź część płatności funkcjonariuszowi państwowemu.

Dlatego żadnemu pracownikowi Munters nie wolno przekazywać, obiecywać ani zezwalać na przekazanie pieniędzy na rzecz osoby trzeciej (takiej jak przedstawiciel, dystrybutor lub konsultant), jeżeli zachodzi prawdopodobieństwo, że przekaże ona całość bądź część pieniędzy w postaci niestosownej korzyści majątkowej funkcjonariuszowi państwowemu.

Zastosowanie prawa danego kraju

Firma Munters winna zawsze przestrzegać zarówno przepisów szwedzkich, jak i danego kraju. W razie rozbieżności należy przestrzegać przepisów surowszych.

Dozwolone wydatki biznesowe

Przepisy antykorupcyjne dopuszczają zazwyczaj płatności będące rzeczywistymi i uzasadnionymi wydatkami biznesowymi.

Wydatki te muszą wiązać się bezpośrednio z promowaniem produktów lub usług bądź z wykonywaniem umowy zawartej z klientem. Przepisy często nie są niestety jednoznaczne w określaniu, co jest wydatkiem dozwolonym, a co stanowi niestosowną korzyść majątkową. Dlatego zdecydowanie zaleca się w takich sytuacjach ostrożne wydatkowanie pieniędzy, przy odpowiednim upoważnieniu ze strony kierownictwa.

Nie stanowi też usprawiedliwienia dla płatności fakt, że wszyscy klienci, niezależnie od tego, czy należą do sektora prywatnego czy publicznego, w przypadku konkretnego wydatku traktowani są w ten sam sposób. Należy za każdym razem zadać sobie pytanie, czy taki wydatek jest konieczny i uzasadniony. Dobrym przykładem jest tu zwrot kosztów podróży potencjalnego klienta. Najprawdopodobniej wydatek taki uznany zostanie za niestosowną korzyść majątkową, ponieważ oczekuje się, że klienci sami uregulują własne wydatki podczas rozważania możliwości zakupu.

Ponadto standardy życia w różnych częściach świata są radykalnie różne. Niekiedy stosunkowo niewielki wydatek może być postrzegany jako niestosowna korzyść majątkowa przekazana konkretnej osobie. To, co w jednej części świata uchodzić może za przyjętą praktykę, w innych może zostać odebrane jako szansa, jaka trafia się raz w życiu. Pracownicy Munters muszą być świadomi tych różnic w poziomie życia.

Upominki i rozrywka

W wielu krajach dopuszcza się rozdawanie i przyjmowanie upominków, podobnie jak zapraszanie i przyjmowanie zaproszeń na wydarzenia rozrywkowe podczas negocjowania czy przeprowadzania transakcji z osobami trzecimi.

Jeżeli jednak wartość takiego upominku czy zaproszenia będzie zbyt duża, może to wpływać lub być postrzegane jako mające wpływ na podejmowanie decyzji biznesowych.

Może to także budzić oczekiwania specjalnego traktowania. Wszelkie wręczane lub otrzymywane upominki czy zaproszenia na imprezy muszą mieć rozsądną wartość i być adekwatne do danej relacji biznesowej.
Jeżeli nie mamy pewności, czy dany upominek lub zaproszenie mają rozsądną wartość, należy przed decyzją o takim wydatku skonsultować się z przełożonym.

Płatności przyspieszające tok sprawy

Płatności przyspieszające tok sprawy to zazwyczaj niewielkie kwoty przekazywane zagranicznym urzędnikom, zgodnie z ogólnie znanym lub szeroko stosowanym zwyczajem, dla przyspieszenia lub zapewnienia wykonania rutynowej czynności urzędowej, takiej jak uzyskanie oficjalnych dokumentów czy przetworzenie dokumentów w urzędzie.

Firma Munters odradza swoim pracownikom dokonywanie takich płatności w krajach, w których lokalne prawo dopuszcza takie działania. Jednak w pewnych okolicznościach można je wykonać, pod warunkiem ich dokładnego udokumentowania w księgach rachunkowych firmy. Przed dokonaniem płatności przyspieszającej tok sprawy należy uzyskać pozwolenie przełożonego. W krajach, w których takie płatności są zakazane, firma Munters zakazuje ich stosowania.

Kary za naruszenie międzynarodowych przepisów antykorupcyjnych

Kary za łamanie międzynarodowych przepisów antykorupcyjnych są różne w zależności od kraju. W przypadku firmy Munters, poza przepisami krajowymi, obowiązują także przepisy szwedzkie. Szwedzkie prawodawstwo przewiduje wysokie grzywny, a nawet pozbawienie wolności dla poszczególnych pracowników, kierowników, a nawet członków zarządu.

Sygnały alarmowe

Aby ułatwić pracownikom Munters rozpoznanie sytuacji, w której płatność może budzić podejrzenia o korupcję, w niniejszym podręczniku opisano następujące „sygnały alarmowe”, ostrzegające pracowników o możliwości naruszania przepisów antykorupcyjnych przez konkretne działanie.

  • Unikaj nietypowych sposobów płatności czy ustaleń finansowych. Niestosownym korzyściom majątkowym przekazywanym np. zagranicznym urzędnikom, towarzyszą często nietypowe ustalenia finansowe. Pracownicy powinni zwiększyć czujność w razie prośby o przelew płatności na rachunek bankowy w kraju innym niż ten, gdzie świadczono usługę.
  • Zachowaj ostrożność, prowadząc działalność w kraju, gdzie dochodziło do przypadków korupcji. Aby poznać obecny poziom korupcji w danym kraju, skontaktuj się z działem finansowym Munters Group.
  • Unikaj płacenia prowizji w innej niż dotychczas wysokości.
  • Uważaj na brak przejrzystości w zakresie wydatków i księgowości. Nasi partnerzy biznesowi powinni dobrowolnie ujawniać swoje raporty dotyczące wydatków oraz księgowe w zakresie wspólnej działalności.
  • Zachowaj ostrożność, kiedy potencjalny klient zaleca zatrudnienie konsultanta. Ogólnie uważaj w sytuacjach, kiedy potencjalny klient sugeruje firmie Munters konieczność zapłacenia lub zatrudnienia osób trzecich.

Aby dopomóc naszym pracownikom w poprawnym biznesowo zachowaniu, wszelkie transakcje finansowe muszą być natychmiast i dokładnie rejestrowane. Należy zapisać wszelkie informacje odnoszące się do transakcji. Rejestr powinien odzwierciedlać transakcje zgodnie z przyjętymi standardami księgowości i być tak prowadzony, by zapobiec transakcjom pozaksięgowym, takim jak wręczanie łapówek.

W związku z tym pracownicy firmy muszą przestrzegać wszystkich odnośnych standardów, zasad i przepisów dotyczących sprawozdawczości księgowej i finansowej. Pracownikom w żadnym wypadku nie wolno otwierać niejawnych ani niewykazanych w rejestrach kont w imieniu firmy. Ustalenia podręcznika finansowego Munters muisząbyć przestrzegane pod każdym względem.

Wybór i monitorowanie przedstawicieli

W wielu krajach firma Munters wyznacza indywidualne osoby lub firmy do prowadzenia działalności jako jej przedstawiciele bądź dystrybutorzy (zwani dalej wspólnie „przedstawicielami”). Firma Munters może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za korupcyjne działania przedstawiciela, podejmowane w jej imieniu, za zgodą Munters lub bez niej.

Dlatego Munters wymaga, by wszyscy przedstawiciele firmy zawsze przestrzegali przepisów antykorupcyjnych. Wykorzystuje się typową w takich wypadkach należytą staranność, koncentrując się na doświadczeniu i kwalifikacjach przedstawicieli. Ponadto wszyscy pracownicy Munters korzystający z pomocy przedstawicieli muszą podejmować dodatkowe działania dla zapewnienia zgodności z przepisami antykorupcyjnymi.

Po pierwsze, firma musi zbadać kompetencje i reputację agenta, a także jego kontakty z potencjalnymi klientami. Kontakty te dotyczą nie tylko relacji biznesowych, ale także powiązań rodzinnych.

Po drugie, każda jednostka biznesowa zawierająca umowę z przedstawicielem musi prowadzić szczegółowy rejestr dokumentujący zachowanie należytej staranności przy pozyskiwaniu przedstawicieli. Rejestr ten powinien zawierać

  • powody, dla których wybrano tego przedstawiciela,
  • badania przeprowadzone przez jednostkę biznesową dla sprawdzenia, czy przedstawiciel mógł wcześniej łamać przepisy antykorupcyjne,
  • kontrole sprawdzające uczciwość przedstawiciela w prowadzonej działalności.

Po trzecie, przedstawiciele zatwierdzeni przez firmę muszą być co jakiś czas kontrolowani w celu  sprawdzenia, czy przestrzegają przepisów antykorupcyjnych.

Jeżeli któraś z jednostek biznesowych Munters korzysta z usług przedstawiciela, należy sporządzić szczegółową umowę na piśmie. Poza warunkami komercyjnymi umieszczonymi  tam, umowa powinna także zawierać odpowiednie gwarancje przedstawiciela dotyczące przestrzegania przez niego praw antykorupcyjnych w przeszłości oraz w przyszłości. Przedstawiciel musi wykazać i zagwarantować, że:

  • nie jest spokrewniony z żadnym urzędnikiem publicznym czy kandydatem na publiczne stanowisko i powiadomi Munters, gdyby warunki te uległy zmianie w trakcie obowiązywania umowy przedstawicielskiej;
  • nie będzie w przyszłości angażował się w imieniu firmy Munters ani powiązanej z nią w żadne działania łamiące przepisy antykorupcyjne;
  • przeczytał ze zrozumieniem i zgadza się przestrzegać kodeksu postępowania Munters oraz zasad i procedur polityki antykorupcyjnej Munters;
  • będzie refundował wydatki związane z podróżami i rozrywką jedynie po uprzednim ich zatwierdzeniu przez Munters i udokumentuje je szczegołowo;
  • nie będzie przydzielać ani podzlecać pracy wykonywanej w ramach umowy bez uprzedniej zgody Munters;
  • wypłaci firmie Munters odszkodowanie za wszelkie szkody powstałe w wyniku przekroczenia przez niego uprawnień;
  • będzie prowadził dokładną księgowość i zapewni firmie Munters uzasadniony dostęp do tych ksiąg i rejestrów oraz prawo do ich okresowego zbadania.

Wreszcie, badając relacje biznesowe, pracownicy Munters powinni ocenić, czy proponowane wynagrodzenie za wykonane usługi lub dostarczone produkty jest rozsądne w danych okolicznościach.

Przejęcia i fuzje

Firma Munters może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za łamanie w przeszłości praw antykorupcyjnych przez firmę przejętą przez Munters.
Dlatego firma Munters w procesie due diligence towarzyszącym przejęciu musi zbadać działalność biznesową przejmowanej firmy pod kątem przepisów antykorupcyjnych.

Proces ten umożliwi firmie Munters nie tylko ocenę ryzyka związanego z przyszłą działalnością firmy pod względem zgodności z prawami antykorupcyjnymi, ale także potencjalnego zagrożenia wynikającego z działań firmy w przeszłości.

Badanie due diligence należy dostosować do kraju i działalności docelowej firmy i przeprowadzić w tym samym czasie, co badanie dotyczące transakcji, aby firma Munters mogła podjąć działania związane z uzyskanymi informacjami przed zawarciem transakcji.

Należy zwrócić szczególną uwagę na następujące rodzaje informacji, uzyskiwanych zazwyczaj przez firmę Munters podczas badania due diligence:

  • typy i tożsamość przedstawicieli i konsultantów, z usług których korzysta firma oraz sposób ich wynagradzania;
  • kraje, w których działa firma;
  • zaangażowanie funkcjonariuszy publicznych w działalność firmy (jako właścicieli, członków zarządu lub pracowników);
  • stan kontroli wewnętrznych firmy oraz ksiąg i rejestrów; a także
  • czy firma była kiedykolwiek oskarżana o łamanie przepisów antykorupcyjnych.

Procedura korporacji Munters w kwestii zażaleń

Jeżeli chcemy zgłosić incydent, przede wszystkim należy skontaktować się z przełożonym i omówić z nim zdarzenie.

Jeżeli z różnych przyczyn nie jest to możliwe, pracownik powinien postępować zgodnie z zaleceniami Munters zawartymi w Polityce zgłaszania nieprawidłowości.

 

Pozwól, że pomożemy

Znamy nasze produkty. Przekażemy <br/>Państwa dane kontaktowe<br/>przedstawicielowi w Państwa kraju.