Whistleblower Policy

Munters, le sue consociate e joint venture, si impegnano a rispettare gli standard più elevati in materia di lealtà, onestà e responsabilità. Ci aspettiamo che i dipendenti e i partner commerciali, che nutrano preoccupazioni in merito al comportamento della Società, ce ne diano comunicazione.

I dipendenti sono spesso i primi a scoprire possibili infrazioni all’interno della Società. Tuttavia, il dipendente può decidere di non esprimere le proprie preoccupazioni, pensando che il parlarne sarebbe un atto di slealtà nei confronti dei colleghi o della Società stessa. Ci potrebbero essere anche timori di ritorsioni. In tali circostanze può essere più facile ignorare la questione piuttosto che farne menzione.

Lo scopo di questa politica è incoraggiare i dipendenti a riferire possibili problemi senza il rischio di vittimizzazioni o discriminazioni. La Politica in oggetto consente ai dipendenti di esprimere eventuali gravi preoccupazioni riguardi a fatti, che si verifichino all’interno della Società o riguardanti la stessa, piuttosto che trascurare problema o cercare una soluzione al di fuori di Munters.

La Politica si applica a tutti i dipendenti e ai partner commerciali, che lavorino per Munters, le relative consociate e joint venture.

La Politica afferma chiaramente che, qualora venga riferita un’eventuale infrazione, compiuta dalla Società o da uno dei propri dipendenti, consulenti, contractor o appaltatori, Munters se ne occuperà prontamente, indagherà a fondo e la sanerà. Si esamineranno inoltre possibili mezzi, per evitare che la stessa infrazione possa essere nuovamente commessa in futuro. Anche i nostri clienti sono invitati a segnalare eventuali infrazioni.

Definizioni

Whistleblowing

Il whistleblowing consiste nel richiamare l'attenzione del management su informazioni in merito a pratiche potenzialmente illegali e/o non etiche, definite anche infrazioni.

Infrazioni

L’infrazione riguarda qualsiasi comportamento illecito o illegale e può comprendere:

  • un atto illecito, di tipo civile o penale
  • la mancata osservanza di una politica applicata dalla Società
  • la violazione consapevole di leggi o regolamenti locali di qualsivoglia paese
  • condotta non professionale
  • patiche di contabilità o di audit discutibili, frode 
  • pratiche in grado di causare lesioni fisiche o danni a persone o proprietà
  • mancata rettifica, o mancata attuazione di misure ragionevoli, per riferire una questione in grado di causare costi o perdite significativi ed evitabili per la Società
  • abuso di potere o di autorità per qualsiasi scopo non autorizzato
  • discriminazioni inique, come quelle basate su età, razza, sesso, religione, orientamento sessuale, stato coniugale o maternità, opinioni politiche od origine etnica nel corso del rapporto d’impiego o durante l’erogazione di servizi
  • conflitti d’interesse.

Non si tratta di un elenco esaustivo ma piuttosto di esempi del tipo di condotta, che potrebbe essere equiparata a un’infrazione.

Protezione

I dipendenti, che dovessero fare una rivelazione o esprimere una preoccupazione ai sensi della presente Politica, saranno tutelati, qualora gli stessi:

• rivelino l’informazione in buona fede
• siano convinti che l’informazione sia sostanzialmente veritiera
• non agiscano con fini tendenziosi né rendano false dichiarazioni
• non ricerchino vantaggi personali o finanziari.

Processo

Referente

Chiunque intenda esprimere un reclamo o una preoccupazione dovrebbe contattare il proprio supervisore, manager o il responsabile del dipartimento, incaricato del relativo servizio. Il supervisore o il manager deciderà, se la questione debba essere trasferita al Senior Management in base alla gravità e alla delicatezza delle relative implicazioni e alla persona sospettata dell’infrazione.

Se il reclamo riguardasse il proprio supervisore, manager o qualsiasi altra persona in linea di comando diretta, si dovrebbe seguire il percorso qui indicato:

il Chief Executive Officer, John-Peter Leesi, può essere contattato via  posta ordinaria all’indirizzo:

Munters AB
P.O. Box 1188
SE - 164 26 Kista
Svezia

Si accettano anche rapporti anonimi.

Risposta

Munters agirà in merito a qualsiasi preoccupazione espressa. Si noti che Munters sarà in grado di valutare una preoccupazione, solo dopo aver condotto un’inchiesta preliminare e, molto probabilmente, dopo aver debitamente indagato il problema in oggetto.

Ove appropriato, le questioni sollevate potranno:

  • essere indagate dal management, dal Consiglio d’Amministrazione, dall’audit interno o attraverso un processo disciplinare
  • essere riferite alla Polizia o ad altre autorità giuridicamente competenti
  • essere riferite a un revisore indipendente
  • essere oggetto di un’inchiesta indipendente.

Al fine di tutelare i singoli coinvolti e le persone sospettate della presunta infrazione, verrà effettuata un'inchiesta preliminare, in modo da decidere se un’eventuale indagine sia appropriata e, in caso positivo, quale forma debba assumere. Qualora sia necessario agire con urgenza, saranno presi provvedimenti prima di condurre qualsiasi indagine.

Entro dieci giorni lavorativi dalla segnalazione di una preoccupazione il manager responsabile risponderà,

  • comunicando la conferma di ricevimento della segnalazione;
  • indicando il modo in cui la questione verrà gestita;
  • dando una stima del tempo necessario per la risposta definitiva;
  • comunicando, se verrà effettuata un'inchiesta preliminare; e
  • comunicando, se avranno luogo ulteriori indagini e, in caso contrario, la relativa motivazione.

La quantità di contatti tra i manager, che si occuperanno delle questioni in oggetto, e il segnalante dipenderanno dalla natura dei problemi sollevati e dalla chiarezza delle informazioni fornite.

Munters attuerà misure volte a minimizzare eventuali difficoltà, che il segnalante possa riscontrare in conseguenza della preoccupazione espressa. Per esempio, qualora al segnalante fosse richiesto di fornire prove all’interno di procedure di tipo penale o disciplinare, la Società garantirà allo stesso la necessaria consulenza legale in merito.

Munters riconosce il fatto che una persona, che esprima preoccupazioni, debba essere certa che tali preoccupazioni siano prese in considerazione. Fatti salvi vincoli di tipo legale, la Società fornirà informazioni in merito agli esiti di eventuali indagini, come indicato precedentemente.

Tempistica

Le preoccupazioni espresse saranno analizzate il più rapidamente possibile, comprendendo che, qualora fosse necessario riferire la questione a un consulente esterno, il processo d’indagine potrebbe richiedere più tempo. Anche la gravità e la complessità di un reclamo possono avere un impatto negativo sui tempi necessari alle indagini. La società cercherà di indicare inizialmente la tempistica prevista per l’indagine sul reclamo presentato.

Prevenzione di recriminazioni, vittimizzazioni o ritorsioni

La Società non tollererà alcun tentativo da parte di chiunque, per applicare sanzioni o discriminare chi abbia segnalato alla Società stessa una preoccupazione grave e sincera in merito a una presunta infrazione. Tale tipo di vittimizzazione porterà in tempi rapidi a severi provvedimenti disciplinari.


Riservatezza e anonimato

Munters applicherà criteri di riservatezza nei riguardi di eventuali reclami ricevuti mediante whistleblowing, qualora il segnalante ne faccia richiesta. I reclami anonimi potrebbero essere difficili da seguire e verificare, qualora il segnalante non sia preparato a rivelare il proprio nome in una fase successiva.

Dichiarazioni false e tendenziose

Munters si impegna a soddisfare sempre gli standard più elevati riguardo a onestà e integrità, garantendo l’impiego di risorse sufficienti per indagare i reclami ricevuti.

Tuttavia, è importante che i dipendenti, che pensino di rilasciare dichiarazioni, si assicurino di agire con sincerità.

La Società considera la presentazione di dichiarazioni deliberatamente false o tendenziose da parte dei propri dipendenti come una grave violazione disciplinare, con la conseguente applicazione di misure disciplinari, compreso il licenziamento per giusta c

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