Politique de dénonciation

Munters, ses filiales et coentreprises s'engagent à tenir les standards les plus stricts possibles en matière d'ouverture, d'honnêteté et d'imputabilité. Tout employé et partenaire commercial qui s'inquiète du comportement de l'entreprise doit nous faire part de ses préoccupations.

Les employés sont bien souvent les premiers à découvrir des méfaits dans une entreprise. Toutefois, il est possible qu'un employé décide de ne pas communiquer ses suspicions pour peur d'être déloyal envers ses collègues ou l'entreprise. Un employé peut également avoir peur d'être harcelé. Il est plus facile dans ces circonstances d'ignorer le problème plutôt que de le signaler.

Le but de cette politique est d'encourager les employés à signaler des faits sans risque de discrimination ou de représailles. Cette politique donne la possibilité aux employés de faire état de graves suspicions qu'ils peuvent avoir au sujet de faits survenant au sein de l'entreprise ou en association avec elle, plutôt que d'ignorer le problème ou de chercher à le résoudre en dehors de Munters.

Cette politique s'applique à tous les employés et partenaires commerciaux qui travaillent pour Munters, nos filiales et coentreprises.

Cette politique déclare clairement que si un méfait de l'entreprise ou d'un de ses employés, consultant, sous-traitant ou fournisseur est rapporté, Munters le gérera promptement, mènera une enquête complète et le résoudra. Par ailleurs, nous veillerons à ce qu'un tel méfait ne soit pas répété à l'avenir. Nous encourageons nos clients à nous alerter de tout méfait qu'ils découvrent.

Définitions

Dénonciation

La dénonciation consiste à attirer l'attention de la direction sur des informations relatives à des pratiques potentiellement illégales et/ou contraires à l'éthique, également appelées méfaits.

Méfaits

• Des méfaits impliquent un comportement illégal et peuvent inclure :
• une action illicite, qui peut être civile ou criminelle ;
• ne pas se conformer aux politiques de l'entreprise ;
• enfreindre sciemment les réglementations et lois locales, dans n'importe quel pays ;
• se conduire d'une manière contraire à la déontologie ;
• tenir des comptes douteux, avoir des pratiques de vérification des comptes discutables ou des pratiques frauduleuses ;
• des pratiques susceptibles de causer des dommages ou de faire mal à une personne ou à une propriété ;
• le non respect ou le fait de ne pas prendre de mesures raisonnables pour signaler un problème susceptible d'engendrer une perte ou des frais importants et inévitables à l'entreprise ;
• abus de pouvoir ou de l'autorité pour n'importe quelle fin ;
• une discrimination injuste telle qu'une discrimination basée sur la race, l'âge, le sexe, la religion, l'orientation sexuelle, le statut marital ou de maternité, les opinions politiques ou l'origine ethnique dans le cadre de l'emploi ou de la fourniture des services ;
• conflits d'intérêt.

Cette liste n'est pas exhaustive et elle est fournie à titre indicatif uniquement. Elle donne des exemples du type de conduites pouvant être considérées comme un méfait.

Protection

Tout employé qui dénonce ou fait part d'une suspicion dans le cadre de cette politique sera protégé si l'employé :

• divulgue les informations de bonne foi ;
• croit qu'elles sont substantiellement vraies ;
• n'agit pas avec préméditation et ne fait pas de fausses allégations ;
• ne cherche pas à obtenir des gains personnels ou financiers.

Processus

Contact

Toute personne avec une plainte ou une suspicion doit contacter son supérieur hiérarchique ou la personne responsable du département qui fournit le service pertinent. Le superviseur ou le responsable décidera si le problème doit faire l'objet d'un signalement à la direction supérieure selon la gravité et la sensibilité des questions soulevées et la personne suspectée de méfaits.

Si la plainte concerne votre supérieur, dirigeant ou toute autre personne dans votre ligne de commande directe, les personnes suivantes peuvent être contactées :

Le PDG, John-Peter Leesi, peut être contacté via e-mail : johnpeter.leesi@luvata.com

Le président du conseil, [Nom], peut être contacté via e-mail : [adresse e-mail]

Ils peuvent tous deux être contactés via courrier ordinaire à :
Munters AB
P.O. Box 1188
SE - 164 26 Kista
Suède

Les signalements anonymes seront acceptés.

Réponse

Munters réagira aux suspicions soulevées. Veuillez noter que Munters est en mesure d'évaluer une suspicion uniquement après avoir effectué une enquête initiale et, plus probablement, après investigation du problème en question.

Le cas échéant, les faits signalés peuvent :

• être enquêtées par la direction, le Conseil d'administration, un audit interne ou à travers la procédure disciplinaire ;
• être référés à la police ou autre agence d'application de la loi ;
• être référé à un vérificateur indépendant ;
• faire l'objet d'une enquête indépendante.

En vue de protéger les personnes impliquées et celles suspectées de méfaits, une enquête initiale sera faite pour décider si une investigation est nécessaire et, en conséquence, sous quelle forme. Si une action est requise ; elle sera prise avant qu'une investigation ne soit faite.

Dans les dix jours ouvrables suivant le signalement d'un problème, le dirigeant responsable vous contactera pour :

• confirmer que le signalement a bien été reçu ;
• indiquer comment le problème sera géré ;
• vous donner une estimation du délai envisagé pour fournir une réponse finale ;
• vous dire si une enquête initiale sera faite ; et
• vous dire si des investigations supplémentaires auront lieu et, si elles n'ont pas lieu, la raison de cette décision.

Le nombre de communications entre les dirigeants enquêtant le problème et vous, dépendra de la nature des faits en question et de la clarté des informations fournies.

Munters prendra des mesures pour minimiser les difficultés que vous pourriez rencontrer en conséquence de votre dénonciation. Par exemple, si vous devez fournir des preuves lors de procédures disciplinaires ou poursuites criminelles, la société s'arrangera pour que vous bénéficiez des conseils d'un avocat au sujet de la procédure.

Munters reconnaît que toute personne qui signale un problème aura besoin d'être rassurée et de savoir que le problème est pris en main. En fonction des contraintes légales, l'entreprise fournira des informations sur le résultat des enquêtes comme indiqué précédemment.

Délais

Les suspicions seront enquêtées aussi rapidement que possible. Il faut comprendre qu'il peut être nécessaire de référer le problème à un conseiller externe et que cela peut engendrer une prolongation de l'investigation. La gravité et la complexité d'une plainte peut aussi avoir un impact négatif sur le délai nécessaire à l'enquête. L'entreprise tentera d'indiquer dès le départ le délai anticipé d'enquête d'une plainte.

Prévention des récriminations, des représailles ou d'un harcèlement

L'entreprise ne tolérera aucune tentative de la part de quiconque d'appliquer des sanctions ou de faire preuve de discrimination contre une personne qui a dénoncé à l'entreprise une suspicion réelle et sérieuse quant à des méfaits apparents. Ces représailles seront gérées rapidement et avec des conséquences disciplinaires strictes.

Confidentialité et anonymat

Munters respectera la confidentialité des dénonciations reçues lorsque le dénonciateur demande le respect de la confidentialité. Les plaintes anonymes peuvent être difficiles à suivre et à vérifier si la personne qui se plaint n'est pas prête à fournir son nom ultérieurement.


Allégations délictueuses et mensongères

Munters cherche constamment à respecter les normes les plus strictes en matière d'honnêteté et d'intégrité. Nous veillerons à ce que des ressources suffisantes soient organisées pour l'enquête de la plainte.

Toutefois, il est essentiel que toute personne qui envisage de faire des allégations doit s'assurer qu'elles sont sincères.

L'entreprise considérera les allégations délictueuses ou mensongères par n'importe quel employé de l'entreprise comme une offense pouvant engendrer une sévère action disciplinaire, incluant un licenciement.