Anti-corruption

La réputation de Munters dépend de la manière dont nous conduisons nos activités. Tous les employés et agents de notre entreprise doivent respecter les lois et réglementations en vigueur, quel que soit l'endroit où nous effectuons des transactions commerciales. Nos partenaires commerciaux et nos employés doivent savoir que nous opérons avec éthique. Si une pratique contraire à l'éthique est illégale mais toutefois acceptée dans un pays, cela ne signifie pas que cela sera nécessairement accepté par Munters. Le non respect des lois anti-corruption peut avoir de graves conséquences pour Munters. Cela peut inclure notamment de lourdes amendes voire une peine d'emprisonnement pour les personnes concernées.

En conséquence, Munters entamera une action disciplinaire contre tout employé qui enfreint les lois anti-corruption. Par ailleurs, les employés ne doivent pas oublier que leur carrière ne souffrira aucunement s'ils conduisent leurs affaires avec éthique et si cela engendre des résultats commerciaux réduits. Veuillez lire ce manuel avec attention. Si vous suspectez que Munters ne respecte pas les lois anti-corruption de votre pays, vous devez le signaler à votre supérieur hiérarchique ou bien suivre notre politique de dénonciation.

Objet de ce manuel

L'objet de ce manuel est de :

définir la politique de Munters lors de paiements impropres ou d'incitation ; et
de fournir des informations à tous les employés de Munters en ce qui concerne les lois anti-corruption dans le monde.

Plusieurs lois et initiatives anti-corruption se focalisent sur la gestion des fonctionnaires. Chez Munters, toutes les transactions commerciales, quelles qu'elles soient, sont aussi importantes les unes que les autres. Dans certains cas, nous sommes conscients que nos employés doivent être encore plus vigilants à l'égard d'agissements incorrects. Ces cas concernent les transactions avec des fonctionnaires auxquels l'investissement de fonds publics leur est confié.

Politique

Tous les employés de Munters doivent conduire leurs affaires de manière éthique et légale. Munters ne doit pas employer de paiements illégaux, de pots-de-vin, de ristournes ni autres incitations douteuses pour influencer une transaction commerciale. Munters interdit spécifiquement des pratiques de corruption par ses employés ou agents.

Cette politique s'applique à toutes les opérations de l'entreprise, y compris celles réalisées par les filiales, les agents, les distributeurs de Munters ou autres représentants et copropriétés auxquelles participe Munters.

Application de la politique

Les éléments essentiels des lois anti-corruption englobent un paiement, une offre ou la promesse d'une chose de valeur à toute personne occupant un poste susceptible d'influencer une décision d'achat. Cela peut également consister à faire une faveur tout en sachant qu'une partie ou l'intégralité d'un paiement sera remis à des personnes capables d'influencer les décisions d'achat.

Il existe quelques limitations à ce qui peut être considéré comme une « chose de valeur ». En plus de l'argent ou d'autres formes de considération monétaire, cela peut être n'importe quelle forme d'avantage direct ou indirect.

Des exemples de ce qui peut enfreindre les lois internationales anti-corruption incluent :
Des voyages
Des repas
Des contributions à des organisations caritatives sous la direction d'un client
Offrir un emploi à un membre de la famille d'un client
Offrir une bourse d'études à un membre de la famille d'un client
Des billets pour un évènement sportif

Veuillez noter que la liste ci-dessus est uniquement fournie à titre d'exemple et qu'elle ne limite en aucun cas la portée des interdictions dans le cadre de la lutte contre la corruption.

En qualité d'entreprise d'envergure internationale, les employés de Munters entrent fréquemment en contact avec des fonctionnaires étrangers. Les employés communiquent avec des fonctionnaires étrangers au sujet de contrats publics ou de permis et autres approbations gouvernementales requises (par ex. dédouanement, licences d'exploitation, permis environnementaux/de sécurité). Dans certains pays, les fonctionnaires peuvent solliciter un paiement inapproprié lors de discussions. Dans ces situations, les lois internationales anti-corruption doivent être respectées.

La plupart des lois anti-corruption interdisent à une personne de faire ou d'offrir un paiement inapproprié, particulièrement à un fonctionnaire. En conséquence, dans la majorité des cas il importe peu que l'incitation inappropriée soit réellement transférée au destinataire voulu. De plus, le receveur n'a pas besoin d'accepter le paiement inapproprié ou même de communiquer qu'il/elle a l'intention de l'accepter. En fait, la simple offre ou promesse d'un paiement inapproprié à un fonctionnaire est une conduite interdite.

Il est possible que son but n'est pas uniquement d'engendrer un achat direct mais également d'inciter une personne à agir ou omettre une action quelconque, en infraction à son devoir légal ;

En outre, les lois anti-corruption interdisent généralement les paiements directs et indirects à des fonctionnaires. Ainsi, Munters pourrait être passible de paiements inappropriés commis par ses agents, distributeurs ou autres partenaires commerciaux à des conseillers, consultants et autres personnes agissant pour le compte d'un gouvernement, qui transfèrent l'intégralité ou une partie d'un paiement à un fonctionnaire.

Ainsi, aucun employé de Munters ne doit effectuer, promettre, ni autoriser un paiement à un tiers (tel qu'un agent, un distributeur ou un consultant) qui est susceptible, à son tour, de transférer indûment l'intégralité ou une partie de ce paiement à un fonctionnaire.

Application des lois locales

Munters doit toujours respecter aussi bien les lois suédoises que les lois locales. En cas de divergence, la loi la plus stricte devra être respectée.

Dépenses commerciales approuvées.

En général, les lois anti-corruption autorisent des paiements qui sont des dépenses d'entreprise réelles et raisonnables.

Les dépenses doivent directement être associées à la promotion de produits ou de services ou à l'exécution d'un contrat avec un client. Malheureusement, bien souvent la loi n'est pas très claire sur ce qui constitue une dépense autorisée et ce qu'est une incitation inappropriée. Il est donc fortement conseillé de dépenser de l'argent dans de telles situations avec beaucoup de précautions et sous accord pertinent de la direction.

Il n'est pas non plus viable, en ce qui concerne les paiements, de traiter les clients, qu'ils soient du secteur privé ou public, de la même manière lorsqu'il s'agit d'une dépense spécifique. Dans chaque cas il faut se demander si la dépense est nécessaire et si le paiement est raisonnable. Un bon exemple sont les dépenses de déplacement pour un client potentiel. Ces dépenses seront très probablement considérées inappropriées car il est attendu qu'un client paie ses propres frais lors de l'investigation des options d'approvisionnement.

En outre, il existe des différences radicales des niveaux de vie dans diverses régions du monde. Parfois, des dépenses relativement modestes peuvent être considérées comme une incitation inappropriée pour un individu. Ce qui peut être vu comme une pratique courante dans certains endroits du monde, peut être considérée comme une occasion unique dans d'autres régions. Les employés de Munters doivent connaître ces différents niveaux de vie.

Cadeaux et invitations

Donner et recevoir des cadeaux, y compris des invitations est une pratique acceptée dans de nombreux pays lorsqu'il s'agit de négocier ou de conduire une activité commerciale avec un tiers.

Néanmoins, si la valeur du cadeau ou de l'invitation est trop grosse, cela peut affecter ou peut être vu comme affectant, le jugement commercial.

Des attentes de traitement spéciale peuvent aussi se créer. Tous les cadeaux et toutes les invitations faits ou reçus doivent être d'une valeur raisonnable et convenir à la relation commerciale en question. En cas de doute quant à la valeur raisonnable d'un cadeau ou d'une invitation, vous devriez en parler à votre supérieur hiérarchique avant d'engager de telles dépenses

Paiements de complaisance

Les paiements de complaisance sont traditionnellement des petits paiements faits à des fonctionnaires étrangers conformément aux coutumes locales largement reconnues ou publiquement acceptées afin d'expédier ou de garantir une action gouvernementale de routine, telle qu'obtenir des documents officiels ou bien traiter des papiers gouvernementaux.

Munters n'encourage pas ses employés à effectuer des paiements de complaisance dans des pays où la loi locale les y autorisent. Ils peuvent toutefois être faits dans certains cas à condition qu'ils soient correctement enregistrés dans les grands livres de l'entreprise. Vous devez obtenir l'accord de votre responsable avant d'effectuer un paiement de complaisance. Dans les pays où de tels paiements sont interdits, Munters ne les autorise pas non plus.

Pénalités pour infraction aux lois anti-corruption internationales

Les pénalités pour avoir enfreint les lois anti-corruption varient d'un pays à l'autre. Pour Munters, les lois suédoises s'appliquent en complément des lois locales. La législation suédoise inclut de lourdes amendes et possiblement un emprisonnement pour la personne, la direction et les membres du conseil d'administration éventuellement impliqués.

Alertes rouges

Afin d'aider les employés de Munters à reconnaître des situations de paiements suspects ou corrompus, ce manuel fournit les « alertes rouges » suivantes qui alertent les employés que les transactions peuvent enfreindre les lois anti-corruption
.

Évitez les tendances de paiement ou de dispositions financières inhabituelles. Des paiements inappropriés, par exemple à des fonctionnaires étrangers, sont fréquemment accompagnés de dispositions de paiement inhabituelles.
Les employés doivent faire preuve de vigilance accrue lorsqu'il leur est demandé de faire des paiements sur un compte bancaire qui n'est pas dans le pays dans lequel les services sont offerts.
Faites preuve de prudence lorsque vous conduisez des affaires dans un pays avec un passé de corruption. Pour vous informer du niveau actuel de corruption dans un pays, contactez Munters Group Finance.
Évitez de payer des commissions à des niveaux différents de ce qui a été payé par le passé.
Faites attention au manque de transparence en matière de dépenses et de registres comptables. Nos partenaires commerciaux doivent volontairement faire part de leurs déclarations de dépenses et de leurs registres comptables lors d'une activité jointe.
Faites attention lorsqu'un client potentiel recommande d'embaucher un consultant. Globalement, faites preuve de prudence lorsqu'un client potentiel suggère à Munters de payer ou d'embaucher un tiers.

En vue d'aider nos clients à se comporter d'une manière commercialement acceptable, toutes les transactions financières doivent être enregistrées de manière opportune et avec précision. N'importe quelle information appartenant à une transaction doit être enregistrée. Les registres doivent refléter les transactions conformément aux normes comptables acceptées et ils doivent être conçus de manière à empêcher des transactions au noir, telles que des pots-de-vin et ristournes.

Ainsi, les employés de l'entreprise doivent suivre toutes les normes applicables, les principes et les lois relatifs à la comptabilité et les rapports financiers. Aucun employé ne doit établir de compte non enregistré ou non divulgué pour le compte de l'entreprise. Le manuel financier de Munters doit être entièrement respecté.

La sélection et le contrôle des agents

Dans de nombreux pays, Munters garde des individus ou firmes en tant qu'agents, distributeur ou représentant (collectivement appelés « agents ») pour conduire leurs affaires. Munters peut être considérée responsable en cas de paiements corrompus fait par un agent pour le compte de l'entreprise, avec ou sans la connaissance de Munters.

En conséquence Munters demande à ce que tous les agents se conforment constamment aux lois anti-corruption. Une vérification préalable normale est effectuée qui se focalise sur l'expertise pertinente de l'agent et ses qualifications. En complément à cela, tous les employés de Munters doivent prendre des mesures supplémentaires pour garantir la conformité aux lois anti-corruption lors d'un travail par l'intermédiaire d'agents.

Premièrement, l'entreprise doit déterminer la compétence et la réputation de l'agent, en plus de ses contacts avec un client potentiel. Ces relations n'incluent pas seulement des relations commerciales, mais elles englobent également d'éventuels liens familiaux.

Deuxièmement, toute unité commerciale qui engage un agent à l'étranger doit conserver un fichier complet des tâches de vérification préalable effectuées lors de l'engagement de l'agent. Ce fichier doit expliquer :

les raisons motivant son embauche,
l'examen de l'unité commerciale réalisé pour déterminer si l'agent a enfreint auparavant des lois anti-corruption,
les vérifications faites sur l'intégrité de l'agent, sur sa manière de conduire son activité.

Troisièmement, les agents qui ont été avalisés par l'unité commerciale doivent être passés en revue régulièrement pour s'assurer qu'ils respectent toujours les lois anti-corruption.

Si une unité commerciale de Munters utilise les services d'un agent, un contrat détaillé doit être signé. En plus des modalités, le contrat doit aussi contenir diverses garanties pertinentes de la part de l'agent en ce qui concerne sa conformité passée et future aux lois anti-corruption. L'agent doit démontrer et garantir qu'il :

n'est pas associé à un officiel de l'étranger ou à un candidat à un poste public et qu'il informera Munters de tout changement à ces situations pendant son association avec l'agence ;
ne s'engagera pas à l'avenir pour le compte de Munters ou qu'il n'effectuera aucun travail pour Munters qui serait susceptible d'enfreindre les lois anti-corruption ;
a lu, comprend et accepte de se conformer au code déontologique de Munters ainsi qu'aux principes et procédures de la politique anti-corruption de Munters.
remboursera les dépenses de déplacement et de divertissement uniquement lorsqu'elles sont approuvées au préalable par Munters et qu'elles puissent être entièrement prouvées ;
n'attribuera pas, ni ne sous-traitera pas le travail dans le cadre du contrat sans l'accord préalable de Munters ;
indemnisera Munters en cas de dommages résultant de la violation des représentations de l'agent ;
tiendra des livres et registres précis et que Munters aura raisonnablement accès aux livres et registres de l'agent et que l'entreprise pourra les vérifier régulièrement.

Enfin, lors de l'examen de la relation, les employés de Munters doivent évaluer si la compensation proposée à payer en contrepartie de services rendus ou produits fournis est raisonnable au vu des circonstances.

Acquisitions et fusions

Il est possible que Munters soit jugée responsable d'infractions passées de corruption de la part d'une entreprise acquise par Munters.
En conséquence, Munters doit examiner, dans le cadre du processus de vérification lors d'une acquisition, les activités commerciales de l'entreprise acquise à l'égard des lois anti-corruption.

Cette vérification permettra à Munters d'évaluer les risques que les opérations de l'entreprise ciblée pourraient présenter à l'avenir en ce qui concerne la conformité aux lois anti-corruption, mais aussi l'exposition potentielle à cause des activités passées de l'entreprise ciblée.

Cette vérification préalable doit être personnalisée en fonction du pays et de l'activité de l'entreprise ciblée et elle doit être faite en même temps que la vérification préalable dans le cadre de l'acquisition/la fusion pour que Munters puisse agir en fonction des informations reçues avant la conclusion de l'affaire.

Une attention particulière doit être portée aux types d'informations suivants que Munters obtient lors du processus de vérification préalable :

les types et les identités des agents et des consultants que l'entreprise emploie et leurs rémunérations ;
les pays d'exploitation de l'entreprise ;
l'implication des fonctionnaires d'un pays dans l'activité de l'entreprise (soit en tant que propriétaires, que directeurs ou d'employés) ;
la situation en ce qui concerne les registres, livres et contrôles internes de l'entreprise ; et
si l'entreprise a déjà été accusée d'avoir enfreint les lois anti-corruption.

Procédure de dépôt de plainte de Munters

Si vous devez signaler un incident, contactez tout d'abord votre supérieur hiérarchique et discutez de l'incident avec lui/elle.

Si cela n'est pas possible, pour diverses raisons, l'employé doit alors suivre les recommandations présentes dans la politique de dénonciation de Munters.