Whistleblower-käytäntö
Munters tytär- ja yhteisyrityksineen on sitoutunut korkeimpaan mahdolliseen avoimuuteen, rehellisyyteen ja vastuullisuuteen. Käyttäymisestä huolestuneiden työntekijöiden ja liikekumppanien odotetaan kertovan näistä huolistaan meille.
Yleensä henkilöstö huomaa ensimmäisenä, että yrityksessä toimitaan väärin. Huolia ei ehkä uskalleta ottaa puheeksi, koska pelätään, että se tulkitaan epälojaalisuudeksi työtovereita tai yritystä kohtaan. Myös vaikeuksiin joutumista voidaan pelätä. Tällöin voi tuntua helpommalta ummistaa silmänsä kuin ilmoittaa ongelmasta.
Tämän käytännön tarkoitus on kannustaa henkilöstöä ilmoittamaan tarvitsematta pelätä joutuvansa vaikeuksiin tai syrjityksi. Henkilöstö voi ilmoittaa yrityksen sisäisistä tai yritykseen vaikuttavista ongelmista sen sijasta että niistä vaiettaisiin tai ratkaisua etsittäisiin Muntersin ulkopuolelta.
Tämä käytäntö koskee kaikkia Muntersin työntekijöitä, kumppaneita, tytäryrityksiä ja yhteisyrityksiä.
Tämän käytännön avulla osoitetaan selkeästi, että jos yrityksen tai sen työntekijän, konsultin, aliurakoitsijan tai tavarantoimittajan virheellisestä toiminnasta ilmoitetaan, Munters tutkii asian perusteellisesti ja tekee tarvittavat korjaustoimet. Lisäksi varmistetaan, että virheellinen toiminta estetään tulevaisuudessa. Kannustamme asiakkaitamme ilmoittamaan virheellisestä toiminnasta.
Määritelmät
Ilmiantaminen
Ilmiantaminen (Whistleblowing) on mahdollisesti lainvastaisesta ja/tai epäeettisestä eli virheellisestä toiminnasta ilmoittamista yritysjohdolle.
Virheellinen toiminta
- Virheelliseksi toiminnaksi katsotaan kaikki lainvastainen toiminta:
- Siviili- tai rikosoikeudessa kielletty toiminta
- Yrityksen käytäntöjen noudattamatta jättäminen
- Paikallisten lakien tai säädösten rikkominen
- Epäammattimainen toiminta
- Kyseenalainen kirjanpito tai sen tarkastaminen tai vilppi
- Todennäköisesti loukkaantumisen tai omaisuusvahingon aiheuttava toiminta
- Yritykselle todennäköisesti merkittäviä kustannuksia tai menetyksiä aiheuttavaan toimintaan puuttumatta tai siitä ilmoittamatta jättäminen
- Aseman tai vaikutusvallan käyttäminen väärin
- Syrjiminen esimerkiksi iän, rodun, sukupuolen, uskonnon, sukupuolisen suuntautumisen, siviilisäädyn, äitiyden, poliittisten mielipiteiden tai etnisen taustan vuoksi työsuhteessa tai palveluja tarjottaessa
- Eturistiriidat
Tämä luettelo ei ole kattava, vaan siinä on mainittu esimerkkejä virheellisestä toiminnasta.
Suojeleminen
Ilmiannon tekevää tai ongelmasta ilmoittavaa työntekijää suojellaan, jos
- hän tekee ilmiannon hyvässä uskossa
- uskoo tietojen pitävän paikkansa
- ei toimi pahantahtoisesti eikä esitä tekaistuja syytöksiä
- ei tavoittele henkilökohtaista tai taloudellista hyötyä
Prosessi
Yhteyshenkilö
Ongelmista tai huolista täytyy ilmoittaa omalle esimiehelle, johtajalle tai kyseisen palvelun tuottavan osaston päällikölle. Esimies tai johtaja päättää asian vakavuuden ja luonteen sekä virheellisestä toiminnasta epäillyn henkilön mukaan, viedäänkö asia johtoryhmän käsiteltäväksi.
Jos ongelman aiheuttajaksi epäillään omaa esimiestä, johtajaa tai muuta ylempää esimiestä, ongelmasta on ilmoitettava seuraavasti:
Toimitusjohtaja Johan Ek, voi ottaa yhteyttä:
Munters AB
P.O. Box 1188
SE - 164 26 Kista
Sweden
Raportin voi jättää nimettömänä.
Vastaus
Munters ryhtyy toimenpiteisiin ongelman ratkaisemiseksi. Tämä edellyttää, että Munters tutkii ongelman perusteellisesti.
Mahdollisia toimenpiteitä:
- Yrityksen johtoryhmän tai hallituksen toimeenpanema tarkastus, sisäinen tarkastus tai kurinpitomenettely
- Rikosilmoitus
- Itsenäisen tilintarkastajan tekemä tarkastus
- Riippumaton tutkimus
Asianosaisten ja virheellisestä toiminnasta epäiltyjen suojaamiseksi tehdään alustava selvitys, jotta saadaan selville, onko tutkimus aiheellinen ja kuinka se on syytä tehdä. Jos tarvitaan kiireellisiä toimenpiteitä, niihin ryhdytään ennen tutkimuksen aloittamista.
Kun ongelmasta on ilmoitettu, asiasta vastaava esimies ottaa yhteyden 10 työpäivän kuluessa. Hän ilmoittaa
- että ilmoitus asiasta on otettu vastaan
- kuinka asia käsitellään
- kuinka pitkä aika asian käsittelemiseen arviolta kuluu
- tehdäänkö esiselvitys
- ryhdytäänkö jatkotutkimuksiin ja jos ei ryhdytä, mikä on syynä tähän.
Sinun ja asian selvittämiseen osallistuvien välinen yhteydenpito määräytyy asian luonteen ja tietojen selkeyden perusteella.
Munters pyrkii vähentämään ongelmasta ilmoittamisen aiheuttamia hankaluuksia. Jos esimerkiksi joudut toimimaan todistajana oikeudessa tai kurinpitomenettelyssä, yritys antaa käyttöösi lainopillista neuvontaa.
Munters ymmärtää, että ongelmista ilmoittava tarvitsee tukea. Yritys ilmoittaa tutkimusten tuloksista lain sallimissa rajoissa.
Aika
Ongelmat selvitetään mahdollisimman nopeasti. Jos joudutaan käyttämään ulkopuolista neuvonantajaa, tutkimus voi kestää kauemmin. Lisäksi asian vakavuus tai monimutkaisuus voi hidastaa asian tutkimista. Yritys arvioi asian selvittämiseen kuluvan ajan parhaan kykynsä mukaan.
Hankaluuksien aiheutumisen estäminen
Yritys ei salli kenenkään joutuvan sanktioiden kohteeksi tai syrjityksi siksi, että hän on ilmoittanut vakavasta huolenaiheesta hyvässä uskossa. Jos mitään hankaluuksia aiheutuu, niiden aiheuttajaan kohdistetaan kurinpitotoimia viipymättä.
Luottamuksellisuus ja nimettömyys
Jos ilmiannon tekijä haluaa, että asia käsitellään luottamuksellisesti, Munters toimii näin. Nimettömiä ilmoituksia voi olla vaikea käsitellä, jos ilmoituksen tekijä ei suostu ilmoittamaan nimeään myöhemmin.
Paikkansapitämätön panettelu tai pahantahtoiset syytökset
Munters pyrkii täyttämään korkeimmat mahdolliset rehellisyydelle asetettavat vaatimukset. Varmistamme, että ongelmat tutkitaan perusteellisesti.
On kuitenkin tärkeää, että ilmoitus tehdään vilpittömin mielin.
Yritys suhtautuu paikkansapitämättömään panetteluun ja pahantahtoisiin syytöksiin erittäin vakavasti. Seurauksena voi olla kurinpitomenettely tai työsuhteen irtisanominen.
