Lahjonnan torjunta

Muntersin maine perustuu sen tapaan hoitaa liiketoimintaa. Yrityksen henkilöstön ja edustajien täytyy noudattaa liiketoimintamaissamme vallitsevaa lainsäädäntöä. Liikekumppaniemme ja henkilöstömme täytyy tietää, että toimimme eettisesti. Jos epäeettinen toiminta on jossain maassa lainvastaista mutta hiljaisesti hyväksyttyä, tämä ei tarkoita, että Munters hyväksyy sen. Jos lahjonnan torjumiseksi säädettyjä lakeja ei noudateta, Munters voi joutua kärsimään vakavat seuraukset. Ne voivat olla yksittäisille henkilöille määrättäviä sakkoja ja vapausrangaistuksia.

Siksi Munters ryhtyy kurinpitotoimiin, jos lahjonnan vastaista lainsäädäntöä ei noudateta. Jos toimiminen eettisesti oikein estää saavuttamasta tuloksia, tästä ei ole haittaa urakehitykselle. Lue tämä ohje huolellisesti. Jos epäilet, että Munters ei noudata maassasi vallitsevaa lahjonnan vastaista lainsäädäntöä, ilmoita asiasta esimiehellesi tai noudata Whistleblower-ohjeitamme.

Tämän ohjeen tarkoitus

Tässä ohjeessa

1. kuvataan Muntersin kielto maksaa kyseenalaisia maksuja tai lahjuksia
2. opastetaan Muntersin henkilöstöä noudattamaan lahjonnan kieltävää lainsäädäntöä kaikkialla maailmassa.

Monissa lahjonnan torjumiseksi säädetyissä laeissa keskitytään julkisten virkojen haltijoihin. Muntersille kaikki liiketoiminta on yhtä tärkeää. Henkilöstömme on joskus toimittava erittäin varovaisesti. Näin täytyy toimia varsinkin, kun ollaan tekemisissä julkisten varojen käyttämisestä päättävien kanssa.

Käytäntö

Muntersin henkilöstön on noudatettava liiketoiminnassa lakia ja etiikkaa. Munters ei saa antaa lainvastaisia lahjoja, lahjuksia, hyvityksiä tai kyseenalaisia palkkioita liiketoimintaan vaikuttamiseksi. Munters kieltää henkilöstöään ja edustajiaan antamasta lahjuksia.

Tämä kielto koskee koko yritystä, kuten Muntersin tytäryrityksiä, edustajia, jälleenmyyjiä, muita edustajia ja yhteisyrityksiä, joissa Munters on osallisena.

Käytännön soveltaminen

Lainsäädännössä lahjonnan torjumiseksi kielletään maksaminen ja maksun, edun tai lahjan tarjoaminen henkilölle, joka voi vaikuttaa ostopäätökseen. Myös sellaiset maksut on kielletty, jotka päätyvät kokonaan tai osittain henkilölle, joka vaikuttaa ostopäätöksiin.

Etuja ja lahjoja on rajoitettu. Käteisen tai muunlaisen rahan lisäksi suorat tai epäsuorat edut on kielletty.

• Esimerkkejä lahjonnan torjumiseksi säädetyn lainsäädännön rikkomisesta:
• Matkat
• Ruokailu
• Hyväntekeväisyys asiakkaan hyväksi
• Asiakkaan perheenjäsenen palkkaaminen
• Stipendin myöntäminen asiakkaan perheenjäsenelle
• Liput urheilutapahtumiin

Tämä luettelo sisältää vain esimerkkejä kielletystä suostuttelemisesta, joten myös kaikki muu lahjonta on kielletty.

Munters on maailmanlaajuinen yritys, joten sen henkilöstö pitää säännöllisesti yhteyttä ulkomaisiin viranomaisiin. Tämä yhteydenpito liittyy esimerkiksi julkisen sektorin hankintoihin, lisensointiin, viranomaisten hyväksynnän saamiseen esimerkiksi tullattaessa, liiketoiminnan vaatimiin lisensseihin sekä turvallisuus- tai ympäristölupien saamiseen. Joissakin maissa viranomaiset voivat pyytää kyseenalaisia maksuja. Tällöin on noudatettava lahjonnan torjumiseksi säädettyjä kansainvälisiä lakeja.

Kansainvälisessä lahjonnan kieltävässä lainsäädännössä yleensä kielletään kyseenalaiset maksut varsinkin julkisen viran haltijalle. Useimmiten sillä ei ole merkitystä, siirretäänkö kyseenalainen maksu sen tarkoitetulle saajalle. Vastaanottajan ei myöskään tarvitse hyväksyä kyseenalaista maksua eikä edes ilmoittaa hyväksymisestä. Pelkkä kyseenalaisen maksun tarjoaminen tai lupaaminen julkisen viran haltijalle on kielletty.

Tarkoituksena ei tarvitse olla ostoon vaikuttaminen. Myös henkilön suostutteleminen toimimaan tai olemaan toimimatta tietyllä tavalla tai rikkomaan virkavelvollisuuksiaan on kielletty.

Lainsäädännössä lahjonnan torjumiseksi yleensä kielletään suorat ja epäsuorat maksut julkisten virkojen haltijoille. Siksi Munters voi joutua vastuuseen edustajiensa, jälleenmyyjiensä ja muiden liiketkumppaniensa neuvontantajille, konsulteille ja muille edes osittain julkisen sektorin toimeksiannosta toimiville annetuista kyseenalaisista maksuista.

Siksi kukaan Muntersin työntekijöistä ei saa maksaa, valtuuttaa maksamaan eikä luvata maksua edustajan, jälleenmyyjän tai konsultin kaltaiselle kolmannelle osapuolelle, joka välittää maksun osittain tai kokonaan julkisen viran haltijalle.

Paikallisen lainsäädännön soveltaminen

Muntersin täytyy aina noudattaa Ruotsin lainsäädäntöä ja paikallista lainsäädäntöä. Jos niiden välillä vallitsee ristiriita, on noudatettava sitä lainsäädäntöä, joka on tiukempi.

Hyväksyttävät liiketoimintakulut

Lainsäädännössä lahjonnan torjumiseksi yleensä sallitaan todelliset ja kohtuulliset liiketoiminnasta aiheutuvat kulut.

Niiden täytyy liittyä suoranaisesti tuotteiden tai palveluiden myynnin edistämiseen tai asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen perustuviin velvoitteisiin. Lainsäädännöstä ei aina käy selvästi ilmi, mitkä kulut sallitaan ja mitkä ei. Epäselvissä tapauksissa on suositeltavaa toimia erittäin varovaisesti ja pyytää lupa yrityksen johdolta.

Maksuja ei voi puolustaa sillä perusteella, että yksityisellä ja julkisella sektorilla toimivia yrityksiä on kohdeltava samalla tavalla. Kulun hyväksyttävyys ja maksun kohtuullisuus ratkaisevat. Hyvä esimerkki on mahdolliselle asiakkaalle maksettavat matkakulut. Niitä pidetään todennäköisesti sopimattomana suostutteluna, koska asiakkaiden täytyy vastata omista kustannuksistaan, jotka johtuvat hankintavaihtoehtojen arvioimisesta.

Lisäksi elintaso vaihtelee eri puolilla maailmaa huomattavasti. Jopa kohtuullisten kustannusten korvaamista voidaan joskus pitää sopimattomana suostutteluna. Tietyissä maissa hyväksyttävää menettelyä voidaan joissain muissa maissa pitää kohtuuttoman edun tarjoamisena. Muntersin henkilöstön on oltava tietoinen näistä elintasoeroista.

Lahjat ja kestitseminen

Monissa maissa lahjojen ja kestityksen antaminen ja saaminen hyväksytään, kun neuvotellaan tai käydään kauppaa kolmansien osapuolien kanssa.

Jos lahja tai kestitys on liian arvokas, se voi vaikuttaa tai sen voidaan katsoa vaikuttavan harkintakykyyn.

Lisäksi sen vuoksi voi aiheutua erikoiskohtelun saamisen odotuksia. Tarjottavien ja saatavien lahjojen ja kestitysten arvon tulee jäädä kohtuulliseksi ja vastata kyseistä liikesuhdetta.
Jos olet epävarma lahjan tai kestityksen arvon kohtuullisuudesta, keskustele asiasta esimiehesi kanssa ennen kustannuksiin sitoutumista.

Voitelurahat

Voitelurahat ovat perinteisiä paikallisen tavan mukaisia pieniä maksuja ulkomaisille viranomaisille, joiden avulla vauhditetaan tai varmistetaan jokin rutiinitoimi, kuten virallisten asiakirjojen saaminen tai niiden käsitteleminen.

Munters kehottaa henkilöstöään välttämään voitelurahojen maksamista maissa, joissa laki sallii ne. Joissakin tilanteissa ne on pakko maksaa, mutta tällöin ne on kirjattava yrityksen kirjanpitoon tarkasti. Voitelurahojen maksaminen edellyttää esimiehen hyväksyntää. Munters kieltää voitelurahojen maksamisen maissa, joissa ne on kielletty.

Rangaistukset lahjonnan torjumiseksi säädettyjen kansainvälisten lakien rikkomisesta

Rangaistukset lahjonnan torjumiseksi säädettyjen kansainvälisten lakien rikkomisesta vaihtelevat maakohtaisesti. Munters noudattaa paikallisen lainsäädännön lisäksi Ruotsin lainsäädäntöä. Sen mukaan rangaistuksena tuomitaan sakkoja ja mahdollisesti vapausrangaistus henkilölle, yrityksen johdolle ja jopa hallituksen jäsenille.

Varoitusmerkki

Tässä ohjeessa on varoituksia, jotta Muntersin henkilöstö tunnistaa tilanteet, joissa maksua voidaan pitää lahjuksena ja lahjonnan torjumiseksi säädettävien lakien rikkomisena.

• Epätavallisia maksuja ja maksujärjestelyjä täytyy välttää. Kyseenalaisiin maksuihin esimerkiksi ulkomaisille viranomaisille liittyy yleensä epätavallisia järjestelyjä. Henkilöstön täytyy olla varuillaan, jos maksu pyydetään tilille pankissa, joka toimii eri maassa kuin siinä, jonne hankinta tehdään.
• Korruptiosta tunnetuissa maissa on toimittava varovaisesti. Tiedustele maassa vallitsevaa korruptiotilannetta Munters-konsernin rahoitusosastolta.
• Komissioiden maksamista aiemmasta poikkeavalla tasolla työskenteleville on vältettävä.
• Läpinäkyvyyden puuttuminen kulu- ja kirjanpitotositteissa on varoitusmerkki. Liikekumppaniemme tulee esittää yhteiseen liiketoimintaan liittyvät matkalaskut ja tositteet vapaaehtoisesti.
• Jos mahdollinen asiakas ehdottaa konsultin palkkaamista, täytyy toimia varovaisesti. Mahdollisen asiakkaan Muntersille esittämään pyyntöön palkata kolmas osapuoli tai maksaa sille täytyy suhtautua varovaisesti.

Kaikki taloudelliset tapahtumat on kirjattava ajallaan ja tarkasti, jotta henkilöstömme toimii oikein. Kaikki tapahtumaan liittyvät tiedot on kirjattava. Tapahtumien kirjaamisesta täytyy käydä ilmi, että hyväksytyt kirjanpitovaatimukset täytetään, jotta esimerkiksi kielletyt hyvitykset ja lahjukset estetään.

Henkilöstön täytyy noudattaa kaikkia vaatimuksia, periaatteita ja lakeja kirjanpidossa ja raportoinnissa. Yrityksen nimissä ei saa avata salaista tai kätkettyä pankkitiliä mitään tarkoitusta varten. Muntersin rahoitusosaston antamia ohjeita on noudetettava aina.

Edustajien valitseminen ja valvominen

Munters käyttää liiketoiminnassaan monissa maissa paikallisia yksityishenkilöitä tai yrityksiä edustajana, jälleenmyyjän tai agenttina (yhteiseltä nimitykseltään "edustaja"). Munters voi joutua vastuuseen edustajan puolestaan maksamasta kyseenalaisesta maksusta, vaikka se olisi maksettu Muntersin tietämättä.

Siksi Munters vaatii, että kaikki edustajat noudattavat aina lahjonnan kieltävää lainsäädäntöä. Kun edustaja valitaan, keskitytään kokemukseen ja pätevyyteen. Lisäksi Muntersin henkilöstön henkilöstön täytyy varmistaa toimiessaan edustajan välityksellä, että lahjonnan kieltävää lainsäädäntöä noudatetaan.

Aluksi on selvitettävä edustajan osaaminen ja maine sekä yhteydet mahdollisiin asiakkaisiin. Liikesuhteiden lisäksi täytyy selvittää myös perhesuhteet.

Edustajaa ulkomailla käyttävän liiketoimintayksikön on pidettävä kirjaa edustajan valitsemiseen liittyvistä seikoista. Seuraavat tiedot täytyy kirjata:

• Edustajan valitsemisen syyt
• Liiketoimintayksikön tekemä tarkistus sen selvittämiseksi, onko edustaja aikaisemmin rikkonut lahjonnan kieltävää lainsäädäntöä
• Selvitykset, joissa on tutkittu, onko edustaja toiminut aikaisemmin rehellisesti

Lisäksi on tarkistettava säännöllisesti, noudattaako edustaja lahjonnan kieltävää lainsäädäntöä edelleen.

Jos Muntersin liiketoimintayksikkö käyttää edustajan palveluita, on laadittava yksityiskohtainen kirjallinen sopimus. Kaupallisten ehtojen lisäksi sopimuksessa täytyy edellyttää takuita, jotta lahjonnan kieltävän lainsäädännön noudattaminen varmistetaan. Edustajan täytyy todistaa ja taata, että hän

• ei ole julkisen viran haltija eikä ehdokkaana sellaiseksi, ja että hän ilmoittaa Muntersille olosuhteiden muuttumisesta edustajasuhteen ollessa voimassa
• ei toimi Muntersin puolesta tavalla, joka rikkoo lahjonnan kieltävää lainsäädäntöä vastaan
• on lukenut Muntersin lahjonnan kieltävät toimintaohjeet ja periaatteet
• hyvittää matka- ja kestityskulut vain jos Munters on hyväksynyt ne etukäteen ja niistä on yksityiskohtaiset tositteet
• ei teetä sopimuksen piiriin kuuluvaa työtä ilman Muntersin etukäteen antamaa hyväksyntää
• vapauttaa Muntersin vastuusta omien toimiensa seurauksista
• pitää tarkkaa kirjanpitoa ja antaa Muntersille oikeuden tutustua siihen säännöllisesti tarkastusten tekemiseksi.

Kun suhdetta tarkastellaan, Muntersin henkilöstön täytyy arvioida, onko palveluista tai tuotteista maksettu korvaus kohtuullinen olosuhteet huomioon ottaen.

Yrityskaupat ja fuusiot

Munters voi joutua vastuuseen ostamansa yrityksen tekemästä lahjonnan kieltävän lainsäädännön rikkomisesta.
Siksi Muntersin täytyy selvittää osana yrityskauppaan liittyvää tarkastusta, onko ostettavassa yrityksessä noudatettu lahjonnan kieltävää lainsäädäntöä.

Tämän tarkastuksen avulla Munters voi selvittää, noudatetaanko ostettavassa yrityksessä lahjonnan kieltävää lainsäädäntöä ja onko sitä noudatettu.

Tällainen tarkastus täytyy mukauttaa maakohtaisesti ja ostettavan yrityksen liiketoimintaan, jotta Munters voi ennen yrityskaupan tekemistä toimia saamiensa tietojen pohjalta.

Erityisesti seuraaviin Muntersin tarkastuksen aikana yleensä saamiin tietoihin täytyy kiinnittää huomiota:

• Yrityksen käyttämät edustajat ja konsultit sekä niiden palkkiojärjestelyt
• Yrityksen toimintamaat
• Julkisten virkojen haltijoiden osallisuus yrityksen liiketoimintaan (omistajina, johtajina tai työntekijöinä)
• Yrityksen sisäinen tarkastus ja kirjanpito
• Onko yritystä syytetty lahjonnan kieltävän lainsäädännön rikkomisesta

Rikkomuksista ilmoittaminen Muntersilla

Jos haluat raportoida rikkomuksesta, keskustele asiasta ensin esimiehesi kanssa.

Jos tämä ei ole mahdollista, noudata Muntersin Whistleblower Policy -suosituksia.