La reputación de Munters va muy unida a la manera de realizar un negocio. Todos los empleados y agentes de la empresa deben cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, en cualquier lugar en el que lleven a cabo operaciones comerciales. Queremos que nuestros socios y empleados sepan que llevamos a cabo nuestras operaciones de una manera ética. Si una práctica no ética es ilegal, pero aceptable en un país no significa que sea aceptable para Munters. El incumplimiento de las leyes contra el soborno puede tener consecuencias muy graves para Munters. Esto incluye multas y penas de prisión significativas para los individuos.
En consecuencia, Munters castigará a cualquier empleado que viole las leyes antisoborno. Todos los empleados deben tener la certeza de que su carrera no se verá afectada si una empresa hace negocios de una manera éticamente correcta y esto lleva a resultados de negocio más bajos. Por favor, lea atentamente este manual. Si tiene la sospecha de que Munters no cumple con las leyes contra el soborno en su país, debe alertar a su superior o seguir nuestra Política de Denunciantes.
Propósito de este manual
El objetivo de este manual es:
- establecer la política de Munters en contra de los pagos o incentivos indebidos; y
- ofrecer apoyo/orientación a todos los empleados de Munters sobre las leyes antisoborno.
Muchas de las iniciativas antisoborno y sus leyes se centran en el trato con funcionarios públicos. En Munters consideramos que todas las transacciones comerciales deben de tener la misma importancia. En algunos casos, hemos detectado que nuestros empleados deben estar, aún, más atentos a las actuaciones indebidas. Estos casos se refieren al trato con funcionarios públicos que están encargados de la inversión de fondos públicos.
Política
Todo el personal de Munters debe de llevar a cabo las operaciones comerciales de la empresa de una manera legal y ética. Munters no debe llevar a cabo pagos ilegales, sobornos, comisiones u otros incentivos cuestionables de influir en cualquier transacción comercial. Munters prohíbe el soborno por parte de cualquiera de sus empleados o agentes.
Esta política se aplica a todas las operaciones de la compañía, incluyendo las realizadas por cualquiera de las filiales de Munters, agentes, distribuidores u otros representantes y cualquier empresa conjunta en la que Munters sea participante.
Aplicación de la política
Los elementos esenciales de las leyes antisoborno consisten en un pago, oferta o promesa de cualquier cosa de valor a cualquier persona en una posición de influir en una decisión de compra. También, se concede el favor a sabiendas de que todo o parte de dicho pago será pasado a las personas que influyen en las decisiones de compra.
Hay pocas limitaciones en lo que puede considerarse como "cualquier cosa de valor." Además de dinero en efectivo o alguna otra forma de contraprestación monetaria, puede ser casi cualquier tipo de beneficio directo o indirecto.
Ejemplos de lo que puede violar las leyes internacionales de soborno incluyen:
- Los gastos por viaje
- Comidas
- Las contribuciones a organizaciones benéficas en la dirección de un cliente
- Dar un trabajo para un familiar de un cliente
- La concesión de una beca para un familiar de un cliente
- Las entradas para eventos deportivos
Tenga en cuenta que la lista anterior sólo constituye ejemplos de estímulos potencialmente inadecuados y, de ninguna manera, limita el alcance de las prohibiciones contra el soborno.
Como compañía global, los empleados de Munters, frecuentemente, entran en contacto con funcionarios extranjeros. Los empleados se comunican con los funcionarios del gobierno en materia de contratos públicos o de concesión de licencias y demás permisos gubernamentales necesarios, por ejemplo, despacho de aduana, licencias comerciales, de seguridad y permisos ambientales. En algunos países, los funcionarios podrán solicitar el pago indebido en estas discusiones. En estas situaciones, se deben de seguir las leyes internacionales contra el soborno.
La mayoría de las leyes internacionales contra el soborno prohíben a una persona de hacer u ofrecer un pago indebido, en especial a un funcionario público. En consecuencia, en la mayoría de los casos no importa si la inducción indebida se transfiere realmente a su destinatario. Además, el receptor no tiene que aceptar el pago indebido o incluso comunicar que él o ella tiene la intención de aceptarlo. Más bien, la mera oferta o promesa de un pago indebido a un funcionario público cae dentro de la categoría de conducta prohibida.
El objetivo también puede ser no sólo para iniciar una acción de compra directa, sino también para inducir a una persona a hacer o dejar de hacer cualquier acto, en violación de su deber legal;
Además, las leyes antisoborno, normalmente, prohíben los pagos directos e indirectos a los funcionarios públicos. Por lo tanto, Munters puede ser responsable de pagos indebidos realizados por sus agentes, distribuidores u otros socios comerciales a los asesores, consultores u otras personas que actúan en nombre del gobierno, que pasan por la totalidad o parte de un pago a un funcionario.
En consecuencia, ningún empleado Munters puede hacer, prometer o autorizar un pago a un tercero (como un agente, distribuidor o consultor) que, a su vez, es probable que pase la totalidad o una parte de ese pago indebidamente a un funcionario.
Aplicación del derecho local
Munters siempre debe seguir tanto la legislación sueca como la legislación local. Si hay una discrepancia de la legislación más estricta debe ser seguida.
Aprobación de los gastos empresariales
Las leyes antisoborno suelen permitir los pagos que constituyen gastos de negocio reales y razonables.
Los gastos deben estar, directamente, relacionados con la promoción de productos o servicios o para la ejecución de un contrato con un cliente. La ley es, por desgracia, rara vez clara sobre lo que es un gasto permitido y lo que es un incentivo inadecuado. Por tanto, es muy aconsejable controlar el gasto en este tipo de situaciones y tener autorización por parte de la dirección.
No es, además, una defensa viable para los pagos a todos los clientes, ya sea desde el privado o el sector público, son tratados de la misma manera cuando se trata de un gasto específico. La pregunta es si el gasto en cada situación es necesario y si el pago es razonable. Un buen ejemplo es los gastos de viaje de un cliente potencial. Estos, probablemente ,serán consideradas como una inducción indebida, ya que los clientes se consideran a pagar por sus propios gastos en la investigación de opciones de adquisición.
Además de esto, existen diferencias importantes en las normas en distintas partes del mundo. A veces los gastos, relativamente, modestos pueden ser vistos como incentivos indebidos a un individuo. Lo que podría ser visto como una práctica habitual en ciertas partes del mundo puede ser vista como una oportunidad única en otras regiones. Los empleados de Munters deben ser conscientes de estas diferencias.
Regalos y ocio
Dar y recibir regalos, así como asistir a espectáculos de entretenimiento, son una práctica aceptada en muchos países en la negociación o la realización de operaciones comerciales con terceros.
Sin embargo, si el valor del regalo es demasiado elevado, puede afectar al criterio empresarial/económico.
También, puede crear expectativas de un tratamiento especial. Todos los regalos dados o recibidos deben ser de un valor razonable y adecuado para la relación comercial de que se trate.
Si no está seguro que que se trata de un valor razonable, debe discutirlo con su superior inmediato antes de comprometerse a tales gastos.
Pagos de facilitación
Los pagos de facilitación son pagos o regalos de pequeña cuantía que se hacen a una persona -un funcionario público o un empleado de uan empresa privada - para conseguir un favor, como acelerar un trámite administrativo, obtener un permiso, una licencia o un servicio, o evitar un abuso de poder.
Munters disuade a los empleados de hacer pagos de facilitación en aquellos países donde la legislación local se lo permite. Sin embargo, pueden ser pagados en determinadas circunstancias, siempre que estén registrados con precisión en los libros de contabilidad de la empresa. Se debe obtener la aprobación de su superior antes de hacer un pago de facilitación. En los países donde están prohibidos los pagos de facilitación Munters, también, los prohíbe.
Sanciones por violación de las leyes internacionales contra el soborno
Las sanciones por violación de las leyes internacionales contra el soborno varían de país a otro. Para Munters, se aplican las leyes suecas, además de las leyes locales. La legislación sueca incluye fuertes multas y, posiblemente, multas de cárcel.
Reglamento de alertas rojas
Para ayudar a los empleados de Munters a reconocer situaciones en las que los pagos pueden ser sospechosos o corruptos, este manual ofrece las siguientes "alertas rojas" que alerten a los empleados que puedan estar en violación de las leyes antisoborno.
- Evite los patrones de pago inusuales o arreglos financieros. Pagos indebidos en relación con, por ejemplo, funcionarios extranjeros. Los empleados deben prestar una mayor atención cuando se les pregunte hacer pagos en una cuenta bancaria que no se encuentre en el país donde se prestaron los servicios.
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Tenga cuidado al hacer negocios en un país con una historia de corrupción. Para averiguar cuál es el nivel actual de la corrupción en un país, póngase en contacto con Munters Finance Group.
- Evite el pago de comisiones a diferentes niveles de los que se ha pagado previamente.
- Cuidado con la falta de transparencia en los gastos y los registros contables. Nuestros socios de negocios deben compartir ,de forma voluntaria, declaraciones de gastos y registros contables de la actividad conjunta.
- Tenga cuidado cuando un cliente potencial recomienda la contratación de un consultor. En general, tenga cuidado cuando un cliente potencial sugiere que Munters pague o contrate a un tercero.
- Con el fin de ayudar a nuestros empleados a comportarse de una manera comercialmente correcta, todas las transacciones financieras deben ser registradas de manera precisa. Cualquier información relacionada con una transacción debe ser registrada. Los registros deben reflejar las transacciones de conformidad con las normas contables aceptadas y estar diseñados para evitar que queden fuera de las transacciones de libros, tales como comisiones ilegales y sobornos.
- En consecuencia, los empleados de la empresa deben seguir todas las normas, principios y leyes aplicables para la contabilidad y la información financiera. Ningún empleado debe establecer una cuenta revelado o no registrado a nombre de la empresa para cualquier propósito. El manual financiero de Munters debe ser seguido en todos sus aspectos.
Selección y seguimiento de los agentes
En muchos países, Munters trabaja con agentes, distribuidores o representantes (colectivamente denominados "agentes") para llevar a cabo sus operaciones comerciales. Munters se hace responsable de los pagos corruptos que un agente hace en nombre de la empresa, con o sin conocimiento Munters.
Por lo tanto, Munters obliga que todos los agentes cumplan con las leyes contra el soborno en todo momento. Hay un proceso que se centra en los conocimientos especializados pertinentes del agente y las calificaciones. Además de esto, todos los empleados de Munters deben tomar medidas adicionales para asegurar el cumplimiento de las leyes contra el soborno cuando se trabaja a través de agentes.
En primer lugar, la empresa debe determinar la competencia y la reputación del agente, así como los contactos del agente con cualquier cliente potencial. Estas relaciones incluyen no sólo las relaciones comerciales, pero las relaciones familiares.
En segundo lugar, cualquier unidad de negocio que contrata un agente extranjero deberá mantener un archivo detallado de los esfuerzos de diligencia realizados conjuntamente con la obtención del agente. Este archivo debe documentar
- las razones por las cuales se seleccionó el agente,
- el examen de la unidad de negocio que se realiza para determinar si el agente, en algún momento, ha vulnerado alguna ley antisoborno,
- los controles efectuados en relación con la integridad del agente en la realización de sus operaciones comerciales.
En tercer lugar, los agentes que han sido aprobados por la empresa, también, deben ser examinados, periódicamente, para asegurar que el agente sigue cumpliendo con las leyes antisoborno.
Si alguna unidad de negocio de Munters utiliza los servicios de un agente, deberá configurar un contrato escrito detallado. Además de los términos comerciales del acuerdo, el contrato deberá contener las garantías adecuadas de que el agente asegura el cumplimiento de las leyes antisoborno. El agente debe mostrar y garantiza que:
- No está afiliado a ningún funcionario extranjero o sea un candidato a un cargo público. En caso de que algunas de estas condiciones cambie durante el curso de la relación comercial, informará a Munters;
-
No participará en ninguna actividad en nombre de Munters que pueda violar las leyes contra el soborno;
- Ha leído, entiende y está de acuerdo en cumplir con el código de conducta de Munters y los principios y procedimientos de la política contra el soborno de Munters.
- Reembolsará los gastos de viaje y representación sólo cuando sean, previamente, aprobados por Munters y soporte de registros detallados;
- No podrá ceder o subcontratar trabajos bajo contrato sin la aprobación previa de Munters;
- Indemnizará a Munters por los daños que resulten del incumplimiento de cualquiera de las representaciones de los agentes;
- Mantendrá los libros y los registros precisos y Munters tendrá un acceso razonable a los libros y registros del agente y el derecho de auditar.
- Por último, los empleados de Munters deben evaluar si la compensación propuesta a pagar, a cambio de los servicios prestados o los productos entregados, es razonable a la luz de las circunstancias.
Adquisiciones y fusiones
Munters puede ser considerado responsable de las últimas violaciones contra el soborno de la empresa que ha adquirido.
Por lo tanto, Munters tiene que revisar, como parte del proceso de adquisición, las actividades empresariales de la compañía adquirida en lo que respecta a las leyes antisoborno.
Esta diligencia permitirá a Munters evaluar no sólo los riesgos de las operaciones que se presentarán en el futuro con respecto al cumplimiento de las leyes antisoborno, sino que también evaluar la exposición potencial derivada de las actividades pasadas.
Esta diligencia debe adaptarse al país y a las actividades comerciales de la empresa objetivo y Munters podrá actuar sobre cualquier información que reciba antes de finalizar el trato.
Se debe de prestar especial atención a las diferentes informaciones que se obtienen durante el proceso de diligencia:
- Los tipos y las identidades de los agentes y consultores que la empresa utiliza y sus acuerdos de compensación;
- Los países donde opera la empresa;
- La participación de los funcionarios del gobierno en los negocios de la empresa (ya sea como propietarios, directores o empleados);
- La condición de los controles y los libros y registros internos de la empresa; y
- Si la empresa ha sido, en algun momento, acusada de violar las leyes antisoborno.
Procedimiento de reclamaciones de Munters
Si necesita reportar un incidente, el primer paso es ponerse en contacto con su superior y discutir el incidente directamente con el.
Si por diversas razones esto no es posible, cualquier empleado debe seguir las recomendaciones de la Política de denuncia de Munters.
