Richtlinien für Informanten

Munters, die Tochtergesellschaften und Joint Ventures, haben sich zu den höchsten Standards für Offenheit, Ehrlichkeit und Verantwortlichkeit verpflichtet. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern und Geschäftspartnern, die sich Sorgen um das Verhalten des Unternehmens machen, uns diese Sorgen mitzuteilen.

Die Mitarbeiter entdecken oft zuerst Missstände im Unternehmen. Mitunter entscheidet sich der Arbeitnehmer, diese Sorgen nicht mitzuteilen, weil er meint, dass ein Ansprechen gegenüber Kollegen oder dem Unternehmen illoyal sei. Außerdem besteht auch Angst vor Belästigung. Unter diesen Umständen kann es einfacher sein, das Problem zu ignorieren statt es zu melden.

Diese Richtlinie soll Mitarbeiter ermutigen, Anliegen zu melden, ohne sich damit dem Risiko der Schikanierung oder Diskriminierung auszusetzen. Mithilfe der Richtlinie können Mitarbeiter zu ernsthafte Bedenken äußern, die sie bei Angelegenheiten innerhalb oder hinsichtlich des Unternehmens haben, statt ein Problem zu vertuschen oder eine Lösung des Problems ohne Munters Beteiligung herbeizuführen.

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Geschäftspartner, die für die Munters, unsere Tochtergesellschaften und Joint Ventures arbeiten.

Die Richtlinie ist ein klares Bekenntnis dafür, wenn ein Fehlverhalten durch das Unternehmen oder einen Mitarbeiter, Berater, Auftragnehmer oder Lieferant gemeldet wird, handelt Munters umgehend und untersucht gründlich und behebt das Problem. Wir prüfen des Weiteren Maßnahmen, damit solche Vergehen in Zukunft verhindert werden. Wir ermutigen unsere Kunden, uns auf jede Verfehlung aufmerksam zu machen.

Begriffsbestimmungen

Informant

Der Informant zieht die Aufmerksamkeit des Managements mit Informationen über potenziell illegales und / oder unethisches Verhalten auf sich, das auch als Fehlverhalten bekannt ist.

Fehlverhalten

Ein Fehlverhalten ist das rechtswidrige oder illegales Verhalten und kann Folgendes sein:

  • eine zivil- oder strafrechtlich rechtswidrige Handlung

  • Nichteinhaltung einer Richtlinie des Unternehmens

  • wissentlicher Verstoß gegen die vor Ort geltenden Gesetze oder Vorschriften eines Landes

  • unprofessionelles Verhalten

  • fragwürdige Buchhaltung, Betrug oder Prüfungspraxis

  • Praktiken, die Personen- oder Sachschäden verursachen können

  • Uneinsichtigkeit oder keine angemessenen Maßnahmen ergreifen, um eine Angelegenheit zu melden, die vermutlich erhebliche und vermeidbare Kosten oder Verluste für das Unternehmen verursachen

  • Missbrauch von Macht oder Befugnissen für einen unbefugten Zweck

  • Unfaire Behandlung wie Diskriminierung wegen Alter, Rasse, Geschlecht, Religion, sexueller Orientierung, Familienstand oder Elternschaft, politischer Überzeugung oder ethnischen Hintergrunds im Laufe des Arbeitsverhältnisses oder bei der Erbringung von Dienstleistungen

  • Interessenkonflikte

Diese Aufstellung ist nicht vollständig, sondern enthält Beispiele für Verhalten, das als Fehlverhalten ausgelegt werden kann.

Schutz

Jeder Mitarbeiter, der Auskünfte macht oder Bedenken im Rahmen dieser Richtlinie äußert, wird geschützt, wenn er die folgenden Bedingungen erfüllt:

  • Er gibt Auskünfte im guten Treu und Glauben.

  • Er ist davon überzeugt, dass seine Angaben im Wesentlichen richtig sind.

  • Er handelt nicht böswillig oder erhebt falsche Vorwürfe.

  • Er sucht keinen persönlichen oder finanziellen Gewinn.


Prozess

Ansprechpartner

Wenn jemand eine Beschwerde oder ein Anliegen hat, wendet er oder sie sich an seinen bzw. ihren Vorgesetzten, Manager oder den Verantwortlichen der Abteilung, die die entsprechende Dienstleistung anbietet. Der Vorgesetzte oder Manager entscheidet, ob das Thema wegen der Bedeutung und Sensibilität der Problematik und der Person mit dem vermuteten Fehlverhalten weiter geleitet werden muss.

Wenn die Beschwerde Ihren Vorgesetzten, Manager oder eine andere Person in Ihrer direkten Weisungslinie betrifft, sollten Sie den folgenden Beschwerdeweg gehen:

Der Chief Executive Officer, John Peter Leesi, kann per E-Mail kontaktiert werden: johnpeter.leesi@luvata.com

Der Vorstandsvorsitzende [Name] kann per E-Mail kontaktiert werden: [email address]

Beide können über normale Post kontaktiert werden, die gerichtet wird an:

Munters AB
P.O. Box 1188
SE-164 26 Kista
Sweden

Anonyme Meldungen werden akzeptiert.

Reaktion

Munters reagiert auf alle vorgebrachten Sorgen. Bitte beachten Sie, dass Munters Bedenken erst beurteilen kann, nachdem zunächst eine Befragung durchgeführt wurde und höchstwahrscheinlich erst dann, wenn eine ordnungsgemäße Untersuchung der fraglichen Angelegenheit stattgefunden hat.

Gegebenenfalls handelt es sich um folgende Angelegenheiten:

  • Untersuchung durch Management, Vorstand, Innenrevision oder Disziplinarverfahren

  • Weiterleitung an Polizei oder andere Strafverfolgungsbehörden

  • Verweis an den unabhängigen Wirtschaftsprüfer

  • Gegenstand einer unabhängigen Befragung

Damit die beteiligten Personen und Personen mit einem vermuteten Fehlverhalten geschützt werden, wird zunächst eine Befragung durchgeführt und entschieden, ob eine Untersuchung sinnvoll ist und wenn ja, in welcher Form. Wenn dringende Maßnahmen erforderlich sind, werden sie eingeleitet, bevor eine Untersuchung durchgeführt wird.

Innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Meldung von Bedenken teilt Ihnen der verantwortliche Manager Folgendes mit:

  • Eingangsbestätigung für die Bedenken

  • Angaben über den Umgang mit der Angelegenheit

  • Einschätzung, wie lange es bis zu einer endgültigen Reaktion dauern wird

  • Mitteilung, ob eine erste Befragung stattfindet

  • Benachrichtigung über weitere Untersuchungen und wenn nicht, Gründe dafür

Die Menge der Kontakte zwischen den Managern und Ihnen wegen der Probleme hängt von der Art der gemeldeten Angelegenheit und der Eindeutigkeit der Auskünfte ab.

Munters wird Maßnahmen ergreifen, um etwaige Schwierigkeiten so gering wie möglich zu halten, die Sie infolge der gemeldeten Bedenken zu erwarten hätten. Wenn Sie beispielsweise in einem Straf- oder Disziplinarverfahren aussagen sollen, organisiert das Unternehmen für Sie eine Rechtsberatung über das Verfahren.

Munters räumt ein, dass jede Person, die Bedenken meldet, Zusicherungen braucht, dass man sich um die Angelegenheit kümmern wird. Vorbehaltlich eventueller rechtlicher Beschränkungen gibt das Unternehmen wie oben beschrieben Auskunft über die Ergebnisse einer Untersuchung.

Zeitlicher Rahmen

Bedenken werden so schnell wie praktisch durchführbar untersucht. Es sollte begriffen werden, dass eine Angelegenheit möglicherweise an einen externen Berater verwiesen werden muss und dass dies zu einer Verlängerung des Ermittlungsverfahrens führen kann. Die Bedeutung und Komplexität einer Beschwerde kann sich auch negativ auf die Dauer auswirken, um die Angelegenheit zu untersuchen. Das Unternehmen wird versuchen, von Anfang an den voraussichtlichen Zeitrahmen für die Untersuchung der Beschwerde mitzuteilen.

Vermeidung von Schuldzuweisung, Schikanierung oder Belästigung

Das Unternehmen duldet keinen Versuch irgendeiner Person, Sanktionen gegen eine Person zu verhängen oder sie zu diskriminieren, die dem Unternehmen eine ernstzunehmende und echte Sorge zu melden, die sie wegen eines offenkundigen Fehlverhaltens hat. Eine solche Schikane wird zügig und mit strengen disziplinarischen Konsequenzen behandelt.

Vertraulichkeit und Anonymität

Munters respektiert die Vertraulichkeit jeder von Informanten eingegangenen Beschwerde, wenn der Beschwerdeführer Vertraulichkeit verlangt. Anonyme Beschwerden lassen sich schwer nachverfolgen und überprüfen, wenn die informierende Person nicht bereit ist, ihren Namen zu einem späteren Zeitpunkt preiszugeben.

Falsche und böswillige Behauptungen

Munters ist bestrebt, weiterhin die höchsten Standards von Ehrlichkeit und Integrität zu erfüllen. Wir werden dafür sorgen, dass genügend Ressourcen für die Untersuchung einer eingehenden Beschwerde bereit gestellt werden. Es muss allerdings jeder Mitarbeiter, der Behauptungen aufstellen will, sicher sein, dass sie ernst gemeint sind.

Das Unternehmen betrachtet vorsätzlich falsche oder böswillige Anschuldigungen durch einen Mitarbeiter des Unternehmens als ein schwerwiegendes disziplinarisches Vergehen, das zu Disziplinarmaßnahmen wie eine außerordentliche Kündigung führen kann.