Richtlinien gegen Bestechung

Der Ruf von Munters ist davon abhängig, wie wir unsere Geschäftstätigkeit ausüben. Jeder Mitarbeiter und Vertreter des Unternehmens muss alle geltenden Gesetze und Vorschriften an jedem Ort einhalten, an dem wir geschäftlich tätig sind. Wir wollen, dass unsere Geschäftspartner und Mitarbeiter wissen, dass wir unsere Geschäftstätigkeit ethisch vertretbar betreiben. Wenn in einem Land ein unethisches Vorgehen nicht rechtens ist, aber dennoch hingenommen wird, heißt das nicht, dass Munters es akzeptiert. Sollten die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung nicht eingehalten werden, können für Munters sehr ernste Konsequenzen entstehen. Beispiele wären schmerzhafte Bußgelder und Gefängnisstrafen für Einzelpersonen.

Demzufolge maßregelt Munters jeden Mitarbeiter, der die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung verletzt. Jedem Mitarbeiter muss gewiss sein, dass seine berufliche Laufbahn nicht leidet, wenn man ethisch vertretbar tätig ist und dadurch geringere wirtschaftliche Ergebnisse zustande kommen.

Bitte lesen Sie sich dieses Handbuch sorgfältig durch. Wenn Sie den Verdacht hegen, dass Munters nicht die in Ihrem Land geltenden Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung einhält, müssen Sie Ihren Vorgesetzten warnen oder unsere Informanten-Richtlinie befolgen.

Zweck dieses Handbuchs

Dieses Handbuch hat den folgenden Zweck:

  1. Es soll als Munters' Richtlinie zum Schutz vor nicht ordnungsgemäßen Zahlungen oder Zuwendungen dienen.

  2. Es soll eine Orientierungshilfe für alle Munters-Mitarbeiter sein, welche Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung auf der ganzen Welt gelten.

Viele Gesetze und Initiativen zur Bekämpfung von Bestechung konzentrieren sich auf den Umgang mit Amtsträgern. Bei Munters messen wir allen Geschäftsvorgängen die gleiche Bedeutung zu. Wir wissen jedoch, dass unsere Mitarbeiter bei nicht ordnungsgemäßen Verfahren manchmal noch wachsamer sein müssen. Es geht dabei um den Umgang mit Beamten, denen öffentliche Gelder anvertraut sind.

Strategie

Das gesamte Munters-Personal hat die Geschäftstätigkeit im rechtlichen Rahmen und ethisch vertretbar auszuüben. Munters darf sich nicht auf illegale Zahlungen, Bestechungen, Schmiergelder oder sonstige fragwürdige Zuwendungen einlassen, um ein Rechtsgeschäft zu beeinflussen. Munters verbietet ausdrücklich Bestechung durch einen eigenen Mitarbeiter oder Vertreter.

Diese Richtlinie gilt für alle Prozesse des Unternehmens, auch für die Prozesse der Munters-Tochtergesellschaften, für Vertreter, Vertriebspartner oder sonstigen Beauftragten und alle Joint Ventures, an denen Munters beteiligt ist.

Geltungsbereich der Richtlinie

Im Wesentlichen bekämpfen Anti-Korruptions-Gesetze Bestechung in Form einer Zahlung, eines Angebotes oder eines Versprechens über die Gewährung eines Vorteils für eine Person in maßgeblicher Stellung, um eine Beschaffungsentscheidung zu beeinflussen. Das Gewähren einer Gunst gehört auch dazu, wohl wissend, dass die gesamte Zahlung oder ein Teil dessen an Personen weiter geleitet wird, die Beschaffungsentscheidungen beeinflussen.

Es gibt wenige Erläuterungen dazu, was als „Wert“ eingestuft werden kann. Neben Bargeld oder sonstige Formen einer finanzieller Zuwendung kann es sich um fast jede Form eines direkten oder indirekten Vorteils handeln.

Es folgen einige Beispiele dafür, was ein Verstoß gegen die internationalen Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung wären:

  • Reisebuchungen

  • Mahlzeiten

  • Zuwendungen für Wohltätigkeitsorganisationen auf Weisung eines

  • Auftraggebers

  • Einstellung des Familienmitgliedes eines Auftraggebers

  • Stipendium für das Familienmitglied eines Auftraggebers

  • Eintrittskarten für Sportveranstaltungen

Bitte beachten Sie, dass die oben stehende Aufstellung lediglich Beispiele von potenziell unzulässigen Anreizen sind und keine abschließende Auflistung sind.

Als global agierendes Unternehmen haben Munters-Mitarbeiter häufig Berührungspunkte mit ausländischen Behörden. Mitarbeiter erörtern mit Regierungsvertretern öffentliche Aufträge oder Zulassungen und andere erforderliche behördliche Genehmigungen, z. B. Zollabfertigung, Betriebserlaubnis, Sicherheit / Genehmigungen für Arbeitssicherheit und Umweltschutz. Es kann in einigen Ländern vorkommen, dass Beamte bei diesen Erörterungen unzulässige Zahlungen verlangen. Unter diesen Umständen müssen die internationalen Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung befolgt werden.

Die meisten internationalen Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung verbieten einer Person, unzulässige Zahlungen zu tätigen oder anzubieten, insbesondere gilt dies für einen Amtsträger. Dementsprechend spielt es in den meisten Fällen keine Rolle, ob der unzulässige Anreiz tatsächlich an den beabsichtigten Empfänger überwiesen wurde. Darüber hinaus muss der Empfänger die unzulässige Zahlung nicht annehmen oder gar mitteilen, dass er oder sie sie annehmen will. Vielmehr fällt das bloße Anbieten oder Versprechen einer unzulässigen Zahlung an einen Amtsträger in die Kategorie verbotener Verhaltensweisen.

Der Zweck muss auch nicht nur das Auslösen des direkten Beschaffungsvorgangs sein, sondern es kann eine Person veranlasst werden, Handlungen zu tätigen oder zu unterlassen und dabei ihre gesetzlichen Pflichten zu verletzen. Des Weiteren verbieten die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung sowohl direkte als auch indirekte Zahlungen an Amtsträger. So könnte Munters unter Umständen für unzulässige Zahlungen in Haftung genommen werden, die

  • Vertreter, Vertriebspartner oder sonstige Geschäftspartner getätigt haben

  • an Berater, Sachbearbeiter oder andere Personen geleistet wurden, die für die Regierung handeln, die die gesamte Zahlung oder einen Teil an einen Amtsträger weiterleitet.

Dementsprechend darf kein Munters-Mitarbeiter einem Dritten eine Zahlung leisten, versprechen oder genehmigen (z. B. als Vertreter, Vertriebspartner oder Berater), der wiederum wahrscheinlich die gesamte Zahlung oder einen Teil unzulässig an einen Amtsträger weiterleitet.

Anwendung vor Ort geltender Gesetze

Munters muss stets die schwedischen Rechtsvorschriften sowie die vor Ort geltenden Gesetze einhalten. Wenn es eine Diskrepanz geben sollte, müssen die strengeren Vorschriften befolgt werden.

Genehmigte Betriebsausgaben

Die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung gestatten in der Regel Zahlungen, die reale und angemessene Betriebsausgaben sind. Die Ausgaben müssen in direktem Zusammenhang mit der Bewerbung von Produkten oder Dienstleistungen oder mit der Durchführung eines Vertrages mit einem Auftraggeber stehen. Das Gesetz stellt leider nur selten klar, was eine zulässige Ausgabe und ein unzulässiger Anreiz ist. Es ist somit sehr ratsam, in solchen Situationen Ausgaben nur mit großer Sorgfalt und entsprechender Genehmigung durch das Management zu tätigen.

Das Argument der Gleichbehandlung aller Kunden – aus dem privaten oder dem öffentlichen Sektor – kann beim Ausgabeverhalten nicht herangezogen werden. Die Frage lautet, ob die Ausgabe in dieser Situation erforderlich und ob die Zahlung angemessen ist. Ein gutes Beispiel sind die Reisekosten für einen potenziellen Kunden. Sie werden am ehesten als unzulässiger Anreiz betrachtet, da Kunden dazu angehalten sind beim Aufsuchen von Lieferanten ihre Reisekosten selbst zu tragen.

Darüber hinaus gibt es grundlegende Unterschiede im Lebensstandard in den verschiedenen Regionen der Welt. Manchmal können relativ bescheidene Ausgaben als unzulässige Zuwendung für eine Person betrachtet werden. Was in bestimmten Teilen der Welt als übliche Praxis angesehen wird, kann in anderen Regionen als einzigartige Chance betrachtet werden. Munters-Mitarbeiter müssen sich des unterschiedlichen Lebensstandards bewusst sein.

Geschenke und Bewirtung

Das Verteilen und Annehmen von Geschenken sowie das Bewirten und die Inanspruchnahme einer Bewirtung sind in vielen Ländern gängige Praxis bei der Verhandlung von Geschäften oder bei der Geschäftstätigkeit mit Dritten. Ist allerdings der Wert des Geschenks oder der Bewirtung zu hoch, kann er die kaufmännische Beurteilung beeinflussen oder als beeinflusst gesehen werden.

Außerdem können Erwartungen für eine Sonderbehandlung geweckt werden. Alle gewährten und angenommenen Geschenke und Bewirtungen müssen einen angemessenen Wert haben und der infrage stehenden Geschäftsbeziehung angemessen sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Geschenk oder eine Bewirtung einen angemessenen Wert hat, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, bevor Sie die Ausgaben verauslagen.

Schmiergelder

Schmiergelder sind traditionell kleine Zahlungen an ausländische Amtsträger nach den öffentlich bekannten oder üblichen örtlichen Gepflogenheiten, um staatliche Gestaltungsspielräume oder deren routinemäßige Umsetzung zu beschleunigen oder abzusichern, wie beispielsweise die Einholung offizieller Schriftstücke oder die Bearbeitung behördlicher Unterlagen

Munters hält die Mitarbeiter an, solche Schmiergelder in Ländern nicht zu zahlen, in denen die vor Ort geltenden Gesetze es zulassen. Unter bestimmten Umständen können sie bezahlt werden, wenn sie in der Buchhaltung des Unternehmens richtig erfasst werden. Sie müssen die Zustimmung Ihres Vorgesetzten einholen, bevor sie ein Schmiergeld zahlen. In Ländern, in denen Schmiergelder verboten sind, verbietet sie Munters auch.

Bußgelder für Verletzung internationaler Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung Die Bußgelder wegen Verstößen gegen internationale Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung variieren von Land zu Land. Bei Munters gilt das schwedische Recht zusätzlich zu den vor Ort geltenden Gesetzen. Die schwedischen Gesetze sehen hohe Bußgelder und mögliche Freiheitsstrafen für Einzelpersonen, das Management und sogar Vorstandsmitglieder vor.

Rote Flaggen

Damit Munters-Mitarbeiter Situationen erkennen, in denen Zahlungen verdächtig oder korrupt sein können, bietet dieses Handbuch die folgenden „Roten Flaggen“ an, die die Mitarbeiter warnen, dass ihr Vorgehen die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung verletzen könnte.

  • Vermeiden Sie ungewöhnliches Zahlungsverhalten oder finanzielle Zuwendungen. Unzulässige Zahlungen an z. B. ausländische Amtsträger werden häufig von ungewöhnlichen Zahlungsbedingungen begleitet. Die Mitarbeiter sollten erhöhte Wachsamkeit an den Tag legen, wenn Sie Zahlungen auf ein Bankkonto in dem Land auslösen sollen, wo die Leistungen nicht erbracht worden sind.

  • Seien Sie vorsichtig bei der Geschäftstätigkeit in einem Land, das eine Vorgeschichte mit Bestechung hat. Setzen Sie sich mit Munters Group Finanz in Verbindung, um herauszufinden, inwiefern ein Land von Bestechung betroffen ist.

  • Zahlen Sie möglichst keine Provisionen in einer anderen Höhe als in der Vergangenheit.

  • Hüten Sie sich vor mangelnder Transparenz bei Kosten und Buchhaltung. Unsere Geschäftspartner sollten freiwillig untereinander Spesenaufstellungen und Buchungsbelege für die gemeinsame Tätigkeit austauschen.

  • Seien Sie vorsichtig, wenn ein potenzieller Auftraggeber die Einstellung eines Beraters empfiehlt. Seien Sie insgesamt auf der Hut, wenn ein potenzieller Kunde Ihnen nahe legt, dass Munters einen Dritten bezahlen oder beauftragen soll.

Unsere Mitarbeiter sollen sich auf kaufmännisch vorbildliche Weise verhalten. Dazu müssen alle finanziellen Transaktionen zeitnah und genau erfasst werden. Alle Informationen zu einer Transaktion müssen aufgezeichnet werden. Die Bücher müssen Transaktionen mit den anerkannten Rechnungslegungsstandards widerspiegeln und so gestaltet sein, dass illegale Transaktionen wie Schmiergelder und Bestechung verhindert werden.

Dementsprechend müssen die Mitarbeiter des Unternehmens alle geltenden Normen, Prinzipien und Gesetze für die Rechnungslegung und Finanzbuchhaltung einhalten. Ein Mitarbeiter darf kein geheimes oder nicht erfasstes Konto im Namen des Unternehmens für irgendeinen Zweck einrichten. Das Munters-Finanzhandbuch muss in allen Aspekten beachtet werden.

Auswahl und Überwachung von Vertretern

In vielen Ländern hält Munters Einzelpersonen oder Firmen als Vertreter, Vertriebspartner oder Beauftragte (gemeinsam als „Vertreter“ bezeichnet) vor, um die Geschäftstätigkeit auszuüben. Munters kann für Korruptionszahlungen haftbar gemacht werden, die ein Vertreter im Namen des Unternehmens mit oder ohne Munters' Wissen leistet.

Aus diesem Grund verlangt Munters, dass alle Vertreter unter allen Umständen die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung einhalten. Es gibt einen normalen Prüfungsprozess, der sich auf das einschlägige Fachwissen und die Qualifikationen des Vertreters konzentriert. Außerdem müssen alle Munters-Mitarbeiter zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung einzuhalten, wenn sie mit Vertretern arbeiten.

Erstens muss das Unternehmen die Kompetenz und Reputation des Vertreters ermitteln sowie welche Kontakte der Vertreter mit potenziellen Kunden hatte. Diese Beziehungen umfassen nicht nur Geschäftsbeziehungen, sondern auch familiäre Beziehungen.

Zweitens muss jeder Geschäftsbereich, der im Ausland einen Vertreter beauftragt, eine detaillierte Prüfungsakte in Verbindung mit der Bestellung des Vertreters vorhalten. Diese Akte muss Folgendes dokumentieren:

  • Gründe, warum der Vertreter ausgewählt wurde

  • vom Geschäftsbereich durchgeführte Prüfung, um festzustellen, ob der Vertreter bereits die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung verletzt hat

  • Kontrollen zur Integrität des Vertreters bei der Ausübung der Geschäftstätigkeit

Drittens müssen Vertreter, die vom Geschäftsbereich genehmigt wurden, auch in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um sicherzustellen, dass der Vertreter noch die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung erfüllt.

Wenn ein Munters-Geschäftsbereich die Dienste eines Vertreters in Anspruch nimmt, muss ein detaillierter schriftlicher Vertrag aufgesetzt werden. Neben den kaufmännischen Bestimmungen muss der Vertrag auch geeignete Garantien des Vertreters zur vergangenen und künftigen Einhaltung der Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung enthalten. Der Vertreter muss Folgendes nachweisen und garantieren:

  • Er ist nicht mit einem ausländischen Amtsträger oder einem Kandidaten für ein öffentliches Amt verwandt und benachrichtigt Munters, wenn sich eine Bedingung im Laufe der Vertretung ändert.

  • Er handelt künftig nicht im Namen Munters oder im Zusammenhang mit Munters, so dass die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung verletzt werden.

  • Er hat den Munters-Verhaltenskodex gelesen und zur Kenntnis genommen und er kennt die Grundsätze sowie Verfahren von Munters zur Bekämpfung von Bestechung.

  • Er erstattet Reise- und Bewirtungskosten nur, wenn sie im Voraus von Munters genehmigt und von detaillierten Aufzeichnungen begleitet werden.

  • Er vergibt oder untervergibt keine vertraglich vereinbarten Leistungen ohne vorherige Zustimmung von Munters.

  • Er leistet Munters Ersatz für Schäden, die durch die Verletzung einer der vom Vertreter gemachten Zusagen folgen.

  • Er führt genau Buch und Munters hat einen zumutbaren Zugang zu den Büchern des Vertreters und darf sie in regelmäßigen Abständen prüfen.

Schließlich müssen die Munters-Mitarbeiter beim Prüfen der Beziehung beurteilen, ob die vorgeschlagene Vergütung für die erbrachten Dienstleistungen oder die gelieferten Produkte angesichts der Umstände angemessen ist.

Übernahmen und Fusionen

Munters kann für in der Vergangenheit liegende Verstöße gegen Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung haftbar gemacht werden, die eine Firma begangen hat, die Munters erwirbt. Munters muss daher im Rahmen der Due Diligence für die Akquisition die Geschäftstätigkeit des zu erwerbenden Unternehmens im Hinblick auf die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung prüfen.

Diese Due Diligence versetzt Munters in die Lage, nicht nur die Risiken des fraglichen Unternehmens bei der Einhaltung der Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung zu bewerten, sondern auch die potenzielle Gefahr durch die in der Vergangenheit liegende Tätigkeit des zu erwerbenden Unternehmens.

Die Unternehmensbewertung muss auf das Land und das Geschäftsgebaren des zu erwerbenden Unternehmens zugeschnitten sein und gleichzeitig mit der Sorgfaltsprüfung stattfinden, so dass Munters bei Informationen einschreiten kann, die verlauten, bevor das Rechtsgeschäft abgeschlossen ist.

Besondere Aufmerksamkeit muss den folgenden Erkenntnissen gewidmet werden, die Munters in der Regel im Rahmen der Due Diligence erfährt:

  • Art und Identität der Vertreter und Berater, die das Unternehmen nutzt, und deren Vergütung

  • Länder, in denen das Unternehmen eine Geschäftstätigkeit ausübt

  • Einbeziehung von Regierungsbeamten in die Geschäftstätigkeit des Unternehmens (als Eigentümer, Geschäftsführer oder Mitarbeiter)

  • Verfassung der betriebsinternen Kontrollen und Bücher des Unternehmens

  • ältere Vorwürfe gegen das Unternehmen wegen Verletzung der Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung

Munters-Beschwerdeverfahren

Wenn Sie einen Vorfall melden müssen, setzen Sie sich im ersten Schritt mit Ihrem Vorgesetzten in Verbindung und besprechen Sie mit ihm den Vorfall. Sollte dies aus den verschiedensten Gründen nicht möglich sein, muss ein Mitarbeiter die Empfehlungen in den Richtlinien für Informanten befolgen.