Anti-bestikkelse

Munters' omdømme afhænger af, hvordan vi driver forretning. Alle medarbejdere og agenter i vores virksomhed skal overholde alle gældende love og regler i ethvert sted, hvor vi afslutter forretninger. Vi ønsker, at vores samarbejdspartnere og medarbejdere ved, at vi driver vores forretning på en etisk måde. Hvis en ikke-etisk praksis er ulovlig, men acceptabel i et land, betyder det ikke, at det er acceptabelt for Munters. Manglende overholdelse af lovgivningen om bestikkelse kan have meget alvorlige konsekvenser for Munters. Dette omfatter betydelige bøder og fængselsstraf for enkeltpersoner.

Derfor vil Munters disciplinere enhver medarbejder, der overtræder lovgivningen om bestikkelse. Alle medarbejdere skal også være sikre på, at din karriere ikke vil lide, hvis du gør forretning på en etisk korrekt måde, og dette fører til lavere forretningsmæssige resultater. Læs venligst denne vejledning omhyggeligt. Hvis du har mistanke om, at Munters ikke overholder lovgivningen om bestikkelse i dit land, skal du advare din leder eller følge vores Whistleblower-politik.

Anvendelsen af ​​denne manual

Formålet med denne vejledning er at:

  1. Anføre Munters' politik mod at gøre upassende betalinger eller tilskyndelser; og

  2. Yde vejledning til alle Munters medarbejdere med hensyn til lovgivningen om bestikkelse i hele verden.

Mange anti-bestikkelsesinitiativer og -love er fokuseret på at håndtere embedsmænd. I Munters betragter vi alle forretningstransaktioner for at være af lige stor betydning. I nogle tilfælde har vi indset, at vores medarbejdere skal være endnu mere på vagt over for uretmæssig behandling. Sådanne tilfælde er, når man beskæftiger sig med offentlige embedsmænd, der har fået overdraget at investere offentlige midler.

Politik

Alle Munters medarbejdere skal drive virksomhedens forretning på en juridisk og etisk måde. Munters må ikke bruge ulovlige betalinger, bestikkelse, returkommission eller andre tvivlsomme tilskyndelser til at påvirke enhver virksomhedstransaktion. Munters forbyder specifikt bestikkelse af nogen af ​​dets medarbejdere eller agenter.

Denne politik gælder for hele virksomhedens drift, herunder det, der gennemføres af en af ​​Munters' dattervirksomheder, agenter, distributører eller andre repræsentanter og enhver joint venture, hvor Munters er en deltager.

Anvendelse af politik

De væsentlige elementer i lovgivningen om bestikkelse består af en betaling, tilbud eller løfte om noget af værdi til enhver person i en position til at påvirke en beslutning om køb. Det er også at yde i unåde og samtidig vide, at hele eller en del af en sådan betaling vil blive videregivet til personer, der påvirker købsbeslutninger.

Der er få begrænsninger på, hvad der kan betragtes som "noget af værdi." Udover kontanter eller en anden form for vederlag i penge kan det være næsten enhver form for direkte eller indirekte fordel.

Eksempler på, hvad der kan krænke international bestikkelseslove omfatter:

  • Rejsearrangementer

  • Måltider

  • Bidrag til velgørenhed under ledelse af en klient

  • Give et job til en kundes familiemedlem

  • Tildeling af et stipendium til en kundes familiemedlem

  • Billetter til sportsbegivenheder

Bemærk, at listen ovenfor kun udgør eksempler på potentielt forkerte tilskyndelser og på ingen måde begrænser omfanget af anti-bestikkelsesforbud.

Som en global virksomhed kommer Munters medarbejdere ofte i kontakt med udenlandske embedsmænd. Medarbejderne kommunikerer med embedsmænd vedrørende offentlige kontrakter eller licenser og andre nødvendige myndighedsgodkendelser, f.eks. fortoldning, business licenser og sikkerheds/miljøgodkendelser. I nogle lande kan tjenestemænd anmode om uretmæssig betaling i disse drøftelser. I disse situationer skal den internationale lovgivning om bestikkelse følges.

De fleste internationale anti-bestikkelseslove forbyder en person fra at gøre eller tilbyde en upassende betaling, især til en offentlig embedsmand. I de fleste tilfælde er det ikke ligegyldigt, om uretmæssig tilskyndelse rent faktisk overføres til den tiltænkte modtager. Endvidere behøver modtageren ikke at acceptere uretmæssig betaling eller endda kommunikere, at han eller hun har til hensigt at acceptere det. Det er snarere det blotte tilbud eller løfte om en uretmæssig udbetaling til en offentlig embedsmand, der hører til kategorien af forbudt adfærd.

Formålet kan også ikke kun være at indlede et direkte indkøb, men også at fremkalde en person til at gøre eller undlade at gøre en handling i strid med hans eller hendes lovlige pligt.

Hertil kommer, at lovgivningen om bestikkelse typisk forbyder både direkte og indirekte betalinger til offentlige embedsmænd. Således kan Munters blive ansvarlig for uretmæssige betalinger af dets agenter, distributører og andre forretningspartnere til rådgivere, konsulenter eller andre, der handler for regeringen, som videregiver hele eller en del af en betaling til en tjenestemand.

Følgelig kan ingen Munters medarbejder udføre, love eller godkende en betaling til en tredjepart (såsom en agent, distributør eller en konsulent), der til gengæld forventes at passere hele eller en del af denne betaling uretmæssigt til en tjenestemand.

Anvendelse af lokal lovgivning

Munters skal altid følge både den svenske lovgivning samt den lokale lovgivning. Hvis der er en uoverensstemmelse, skal den strengeste lovgivning følges.

Godkendte forretningsmæssige omkostninger

Lovgivningen om bestikkelse tillader typisk betalinger, som udgør reelle og rimelige forretningsmæssige udgifter.

Udgifterne skal direkte vedrøre fremme af produkter eller tjenesteydelser eller udførelsen af ​​en kontrakt med en kunde. Loven er desværre sjældent klar på, hvad en tilladt udgifter er, og hvad en forkert tilskyndelse er. Det er således klart tilrådeligt at bruge penge i sådanne situationer med stor omhu og hensigtsmæssig forvaltningsgodkendelse.

Det er endvidere ikke et holdbart forsvar for betalinger, at alle kunder, enten fra den private eller den offentlige sektor, behandles på samme måde, når det kommer til en bestemt udgift. Spørgsmålet er, om udgifterne til hver situation er nødvendige, og om betalingen er rimelig. Et godt eksempel er rejseudgifter for en potentiel kunde. Disse vil sandsynligvis blive betragtet som et forkert incitament, eftersom kunderne anses for at betale for deres egne omkostninger, når de undersøger mulighederne for offentlige indkøb.

Ud over dette er der radikale forskelle i levestandard i forskellige regioner i verden. Undertiden kan relativt beskedne udgifter ses som forkerte incitamenter til en person. Hvad kan ses som en sædvanlig praksis i visse dele af verden, kan ses som en enestående mulighed i andre regioner. Munters medarbejdere skal være opmærksomme på disse forskellige levestandarder.

Gaver og underholdning

At give og modtage gaver, såvel som at underholde og blive underholdt, er accepteret praksis i mange lande, når de forhandler eller driver forretning med tredjeparter.

Men hvis værdien af ​​gaven eller underholdningen bliver for stor, kan det påvirke eller ses som at påvirke erhvervslivets bedømmelse.

Det kan også skabe forventninger om særbehandling. Alle gaver og underholdning, der gives eller modtages, skal være af en rimelig værdi og passende for den pågældende forretningsforbindelse.
Hvis du ikke er sikker på, om en gave eller underholdning er af en rimelig værdi, bør du diskutere det med din linjechef, før du forpligter dig til sådanne udgifter.

Facilitation payments

Facilitation payments er traditionelt set små betalinger til udenlandske embedsmænd i overensstemmelse med offentligt kendte eller udbredt lokal skik til at fremskynde eller sikre udførelsen af ​​rutinemæssig regeringsindsats, såsom opnåelse af officielle dokumenter eller forarbejdning af statslige papirer.

Munters fraråder medarbejdere at benytte sig af facilitation payments i lande, hvor den lokale lovgivning tillader dem. De kan dog udbetales under visse omstændigheder, forudsat at de registreres korrekt i bjælkerne i virksomheden. Du skal få din chefs godkendelse, før du foretager en facilitation payment. I lande, hvor facilitation payments er forbudte, forbyder Munters dem også.

Sanktioner for at overtræde internationale lovgivninger om bestikkelse

Sanktioner for at overtræde internationale lovgivninger om bestikkelse varierer fra land til land. For Munters, er den svenske lovgivning gældende i tillæg til de lokale love. Den svenske lovgivning indeholder store bøder og eventuelt fængsel for den enkelte, ledelsen og endda bestyrelsesmedlemmer.

Røde flag

For at hjælpe Munters medarbejdere med at genkende situationer, hvor betalinger kan være under mistanke eller korrupte, indeholder denne vejledning følgende "røde flag", der alarmerer medarbejderne om, at deres transaktioner kan være i strid med lovgivningen om bestikkelse.

  • Undgå usædvanlige betalingsmønstre eller finansielle ordninger. Upassende betalinger i forbindelse med f.eks. udenlandske embedsmænd er ofte ledsaget af usædvanlige betalingsordninger. Medarbejderne skal bruge øget årvågenhed, når bedt om at foretage betalinger på en bankkonto, der ikke er beliggende i det land, hvor tjenesteydelsen leveres.

  • Vær forsigtig, når du driver forretning i et land med en fortid inden for korruption. For at finde ud af, hvad det nuværende niveau af korruption er i et land, skal du kontakte Munters Group Finance.

  • Undgå at betale provision på andre niveauer, end der er betalt tidligere.

  • Pas på en manglende gennemsigtighed i udgifter og regnskaber. Vore forretningspartnere bør frivilligt dele udgiftsoversigter og regnskaber for fælles aktivitet.

  • Vær forsigtig, når en potentiel kunde anbefaler at ansætte en konsulent. Vær generelt påpasselig, når en potentiel kunde antyder, at Munters skal betale eller leje en tredjepart.

  • For at hjælpe vores medarbejdere med at opføre sig på en kommercielt korrekt måde, skal alle finansielle transaktioner registreres på en rettidig og præcis måde. Alle oplysninger vedrørende en transaktion skal registreres. Registreringerne skal afspejle transaktioner i overensstemmelse med anerkendte regnskabsstandarder og være konstruerede til at forhindre transaktioner under bordet såsom returkommission og bestikkelse.

  • Følgelig skal virksomhedens medarbejdere følge alle gældende standarder, principper og love for bogføring og regnskabsrapportering. Ingen medarbejder bør oprette en frigivet eller uregistreret konto på vegne af virksomheden til noget formål. Munters finansielle manual skal følges i alle aspekter.

Valg og overvågning af agenter

I mange lande, bevarer Munters lokale enkeltpersoner eller firmaer som agent, distributør eller repræsentant (samlet benævnt "agenter") til at lede deres virksomhed. Munters kan drages til ansvar for korrupte betalinger, som en agent udfører på virksomhedens vegne, med eller uden Munters' viden.

Munters kræver derfor, at alle agenter altid overholder lovgivningen om bestikkelse. Der er en normal due diligence-proces, der fokuserer på agentens relevante ekspertise og kvalifikationer. Ud over dette skal alle Munters medarbejdere tage yderligere skridt for at sikre overholdelse af lovgivningen om bestikkelse, når de arbejder via agenter.

For det første skal virksomheden bestemme agentens kompetencer og omdømme samt agentens kontakter med potentielle kunder. Disse relationer omfatter ikke kun forretningsforbindelser, men også familieforhold.

For det andet skal enhver virksomhedsenhed, der slutter kontrakt med en agent i udlandet, holde en detaljeret fil af due dilligence-indsatserne i forbindelse med erhvervelsen af agenten. Denne fil skal dokumentere:

  • Grundene til, at agenten blev valgt

  • Undersøgelsen, som forretningsenheden udførte for at konstatere, om agenten tidligere kan have overtrådt lovgivningen om bestikkelse

  • Kontrollen udført med hensyn til agentens integritet i at drive forretning

For det tredje skal agenter, som er blevet godkendt af virksomheden, også revideres regelmæssigt for at sikre, at agenten stadig overholder lovgivningen om bestikkelse.

Hvis en Munters forretningsenhed benytter sig af en agent, skal der oprettes en detaljeret skriftlig kontrakt. Udover aftalens kommercielle vilkår skal kontrakten også indeholde passende garantier fra agenten om tidligere og fremtidig overholdelse af lovgivningen om bestikkelse. Agenten skal vise og garantere, at han eller hun:

  • Ikke er tilknyttet nogen udenlandsk embedsmand eller en kandidat til et offentligt embede og vil rådgive Munters, hvis nogen af ​​disse forhold ændrer sig i løbet af agenturets forpligtelser.

  • I fremtiden ikke vil engagere sig i adfærd på vegne af Munters eller relateret arbejde for Munters, der overtræder lovgivningen om bestikkelse.

  • Har læst, forstår og accepterer at overholde Munters' adfærdskodeks samt principperne og procedurerne i Munters' anti-bestikkelsespolitik.

  • Kun refunderer rejse-og repræsentationsudgifter, når de er forhåndsgodkendt af Munters og støttet af detaljeret dokumentation.

  • Ikke må overdrage eller udlicitere arbejdet i henhold til kontrakten uden forudgående godkendelse fra Munters.

  • Vil holde Munters skadesløs for eventuelle skader, der skyldes misligholdelse af agentens repræsentationer.

  • Skal opretholde nøjagtig dokumentation, og Munters skal have rimelig adgang til agentens bøger og registre og have ret til at revidere dem med regelmæssige mellemrum.

  • Endelig, når relationen bliver undersøgt, bør Munters medarbejderne vurdere, om den foreslåede erstatning, der skal betales til gengæld for de leverede tjenesteydelser eller de leverede produkter, er rimelig i lyset af omstændighederne.

Opkøb og fusioner

Munters kan holdes ansvarlig for tidligere anti-bestikkelseskrænkelser fra en virksomhed, som Munters erhverver.
Munters skal derfor gennemgå, som en del af købsprocessen, erhvervsaktiviteter i det erhvervede selskab i forbindelse med lovgivningen om bestikkelse.

Denne omhu vil tillade Munters at vurdere ikke blot de risici, som målets handlinger vil præsentere fremadrettet med hensyn til overholdelse af lovgivningen om bestikkelse, men også potentiel eksponering stammende fra målets hidtidige aktiviteter.

Denne due diligence bør tilpasses landet og målvirksomhedens forretninger og gennemføres på samme tidspunkt som den tidligere nævnte omhu, således at Munters kan handle ud fra de modtagede oplysninger, før handlen afsluttes.

Særlig opmærksomhed skal rettes mod følgende typer af information, som Munters typisk opnår under due diligence-processen:

  • De typer og identiteter af agenter og konsulenter, som virksomheden bruger og deres kompensationsordninger;

  • Selskabets driftslande;

  • Inddragelsen af ​​embedsmænd i selskabets virksomhed (enten som ejere eller medarbejdere);

  • Betingelsen af selskabets interne kontroller, bøger og optegnelser; og

  • Hvorvidt virksomheden nogensinde har været beskyldt for at overtræde lovgivningen om bestikkelse.

Munters' klageprocedure

Hvis du har brug for at rapportere en hændelse, er det første skridt at kontakte din leder og drøfte episoden med ham/hende.

Hvis dette af forskellige grunde ikke er muligt, bør enhver medarbejder følge anbefalingerne i Munters' Whistleblower-politik.

Vi er eksperter

Vi kender vore produkter. Lad os
videresende din forespørgsel til
din lokale kontaktperson.