Zásady pro oznamování nesprávného jednání

Společnost Munters, její dceřiné společnosti a společné podniky jsou odhodlány dodržovat nejvyšší možné standardy otevřenosti, poctivosti a odpovědnosti. Očekáváme, že pokud budou mít naši zaměstnanci a obchodní partneři nějaké obavy týkající se chování společnosti, tyto obavy nám sdělí.

Zaměstnanci často jako první zjistí, že ve společnosti dochází k nesprávnému jednání. Zaměstnanec se ovšem může rozhodnout, že tyto obavy nevyjádří, protože má pocit, že mluvit o tom by bylo neloajální vůči kolegům nebo společnosti Munters. Může také existovat strach z obtěžování. Za takových okolností může být snazší problém místo nahlášení ignorovat.

Účelem těchto zásad je podpořit zaměstnance, aby mohli takovéto záležitosti nahlašovat bez rizika pronásledování nebo diskriminace. Tyto zásady umožňují zaměstnancům vyjádřit své případné závažné obavy ohledně záležitostí, ke kterým dochází ve společnosti nebo které se společnosti týkají, místo aby problém přehlíželi nebo se snažili najít jeho řešení mimo společnost Munters.

Tyto zásady platí pro všechny zaměstnance a obchodní partnery, kteří pracují pro společnost Munters, naše dceřiné společnosti a společné podniky.

Zásady představují jasné sdělení, že pokud bude nahlášeno nesprávné jednání ze strany společnosti nebo kterýchkoli jejích zaměstnanců, konzultantů, smluvních partnerů nebo dodavatelů, společnost Munters bude záležitost neprodleně řešit, důkladně ji prozkoumá a napraví. Dále budeme zkoumat, jak lze zajistit, aby se takové nesprávné jednání v budoucnu neopakovalo. Doporučujeme svým zákazníkům, aby nás na jakékoli nesprávné jednání upozornili.

Definice

Oznamování nesprávného jednání

Oznamování nesprávného jednání neboli whistleblowing je upozornění managementu na informace o potenciálně nezákonných a/nebo neetických postupech, rovněž nazývaných nesprávné jednání.

Nesprávné jednání

  • Nesprávné jednání představuje jakékoli nezákonné nebo protiprávní chování a může zahrnovat:
  • Protiprávní čin, který může být občanskoprávní nebo trestný
  • Nedodržení nějakých zásad společnosti
  • Úmyslné porušení místních zákonů nebo předpisů jakékoli země
  • Neprofesionální chování
  • Pochybné účetní transakce, podvody nebo postupy při auditu
  • Praktiky, které pravděpodobně způsobí fyzickou újmu nebo škodu nějaké osobě nebo na majetku
  • Nenapravení nebo neučinění přiměřených kroků k nahlášení záležitosti, která společnosti pravděpodobně způsobí významné náklady nebo ztrátu, jimž se dá předejít
  • Zneužívání moci nebo autority k neoprávněnému účelu
  • Nespravedlivá diskriminace, jako je diskriminace na základě věku, rasy, pohlaví, náboženského vyznání, sexuální orientace, rodinného stavu nebo mateřství, politických názorů nebo etnického pozadí v průběhu zaměstnání nebo poskytování služeb
  • Střet zájmů

Tento seznam není vyčerpávající, ale obsahuje pouze příklady chování, které může být považováno za nesprávné jednání.

Ochrana

Jakýkoli zaměstnanec, který informuje o určitých skutečnostech nebo vyjádří obavy dle těchto Zásad, bude chráněn, pokud:

  • prozrazuje informace v dobré víře,
  • domnívá se, že jsou v podstatě pravdivé,
  • nejedná ve zlém úmyslu ani nevznáší křivá obvinění,
  • neusiluje o žádný osobní nebo finanční prospěch.

Proces

Kontaktní osoba

Kdokoli, kdo má nějakou stížnost nebo obavu, by měl kontaktovat svého nadřízeného, manažera nebo osobu pověřenou vedením oddělení, které poskytuje příslušnou službu. Na základě závažnosti a citlivosti předmětných záležitostí a osoby, která je podezřelá z nesprávného jednání, nadřízený nebo manažer rozhodne, zda je záležitost nutno postoupit vyššímu vedení.

Pokud se stížnost týká vašeho nadřízeného, manažera nebo jiné osoby, která je vám přímo nadřízená, měli byste použít následující postup vznášení stížnosti:

Generálního ředitele, kterým je John-Peter Leesi, lze kontaktovat na adrese:

Munters AB
P.O. Box 1188
SE - 164 26 Kista
Švédsko

Budou přijata i anonymní hlášení.

Odpověď

Společnost Munters bude na základě jakýchkoli oznámených obav vždy jednat. Vezměte prosím na vědomí, že společnost Munters může danou obavu vyhodnotit až poté, co provede počáteční šetření, a velmi pravděpodobně až po řádném prošetření dané záležitosti.

Dle situace může být daná záležitost:

  • prošetřena managementem, představenstvem, oddělením vnitřního auditu nebo v rámci disciplinárního řízení,
  • předána polici nebo jiným orgánům činným v trestním řízení,
  • předána nezávislému auditorovi,
  • prošetřena v nezávislém vyšetřování.

Abychom ochránili zúčastněné osoby a osoby podezřelé z údajného nesprávného jednání, bude provedeno počáteční šetření, ve kterém se rozhodne, zda je vhodné provést vyšetřování, a pokud ano, jakou podobu by mělo mít. Je-li potřeba naléhavý zásah, bude proveden před zahájením jakéhokoli vyšetřování.

Do deseti pracovních dnů po vyjádření obav vás kontaktuje odpovědný manažer a:

  • potvrdí, že bylo vyjádření obav přijato,
  • sdělí, jak bude záležitost řešena,
  • odhadne, jak dlouho bude trvat poskytnutí konečné odpovědi,
  • řekne vám, zda bude provedeno počáteční šetření, a
  • řekne vám, zda bude probíhat další vyšetřování, a pokud ne, proč nebude probíhat.

Množství kontaktu mezi manažery, kteří budou záležitost zvažovat, a vámi bude záviset na povaze vznesené věci a srozumitelnosti poskytnutých informací.

Společnost Munters učiní kroky k minimalizaci případných potíží, se kterými se můžete následkem vyjádření obav setkat. Pokud budete muset například vypovídat v trestním nebo disciplinárním řízení, společnost vám zajistí právní poradenství ohledně daného řízení.

Společnost Munters si je vědoma toho, že jakákoli osoba, která vyjádří obavy, bude potřebovat ujištění, že se jimi někdo zabývá. S výhradou případných právních omezení bude společnost informovat o výsledcích případného vyšetřování, jak je uvedeno výše.

Časový plán

Obavy budou prošetřeny tak rychle, jak jen to bude možné. Je nutno mít na paměti, že může být nutné postoupit věc externímu poradci a to může vést k prodloužení procesu vyšetřování. Závažnost a složitost stížnosti může mít rovněž negativní dopad na dobu nutnou k prošetření záležitosti. Společnost se pokusí na začátku uvést předpokládaný časový plán prošetřování stížnosti.

Prevence vzájemného obviňování, pronásledování nebo obtěžování

Společnost nebude tolerovat jakýkoli pokus postihovat nebo diskriminovat osobu, která společnosti nahlásila závažné a upřímné obavy ohledně zjevně nesprávného jednání. Jakékoli takové pronásledování bude rychle vyřešeno a bude mít přísné disciplinární důsledky.

Důvěrnost a anonymita

Společnost Munters bude respektovat důvěrnost veškerých obdržených stížností, které se týkají nesprávného jednání, pokud stěžovatel takovou důvěrnost požaduje. Řešení a ověřování anonymních stížností může být obtížné, pokud osoba, která si stěžuje, není připravena sdělit v pozdější fázi své jméno.

Křivá a zlovolná obvinění

Společnost Munters usiluje o to, aby neustále splňovala vysoké standardy poctivosti a čestnosti. Zajistíme, aby bylo vyšetřování přijatých stížnosti věnováno dostatek zdrojů.

Je ovšem důležité, aby se zaměstnanec, který zvažuje vznesení obvinění, ujistil, že je toto obvinění upřímné.

Úmyslně křivá nebo zlovolná obvinění ze strany zaměstnance bude společnost považovat za závažný kázeňský přestupek, který může vést k disciplinárnímu potrestání, včetně možného propuštění.