Boj proti uplácení

Pověst společnosti Munters závisí na tom, jak provozujeme své podnikání. Všichni zaměstnanci a zástupci naší společnosti musí dodržovat všechny platné zákony a předpisy ve všech oblastech, kde podnikáme. Chceme, aby naši obchodní partneři a zaměstnanci věděli, že své podnikání provozujeme etickým způsobem. Pokud jsou nějaké neetické postupy v některé zemi nelegální, ale přijatelné, neznamená to, že jsou přijatelné pro společnost Munters. Nedodržování protikorupčních zákonů může mít pro společnost Munters velmi závažné následky. Ty zahrnují i značné pokuty a tresty odnětí svobody pro jednotlivé osoby.

Společnost Munters proto disciplinárně potrestá každého zaměstnance, který protikorupční zákony poruší. Všichni zaměstnanci si také musí být jisti tím, že pokud budete podnikat eticky správným způsobem a povede to k nižším obchodním výsledkům, vaše kariéra tím nijak neutrpí. Pozorně si prosím přečtěte tuto příručku. Pokud máte podezření, že společnost Munters nedodržuje protikorupční zákony ve vaší zemi, musíte upozornit svého nadřízeného nebo postupovat podle Zásad pro upozorňování na nesprávné jednání (Whistleblower Policy).

Účel této příručky

Účelem této příručky je:

  1. stanovit zásady společnosti Munters zakazující poskytování nepatřičných plateb nebo stimulů a
  2. poskytnout všem zaměstnancům společnosti Munters informace a rady ohledně protikorupčních zákonů po celém světě.

Mnoho protikorupčních iniciativ a zákonů se zaměřuje na jednání s veřejnými činiteli. Ve společnosti Munters považujeme všechny obchodní transakce za stejně důležité. V některých případech si uvědomujeme, že pokud jde o nesprávné postupy, naši zaměstnanci musí být ještě ostražitější. Takové případy nastávají při jednání s veřejnými činiteli, kteří jsou pověřeni investováním veřejných prostředků.

Zásady

Veškerý personál společnosti Munters musí realizovat podnikání společnosti zákonným a etickým způsobem. Společnost Munters nesmí používat nezákonné platby, úplatky, nezákonné provize nebo jiné pochybné pobídky k ovlivnění jakékoli obchodní transakce. Společnost Munters výslovně zakazuje uplácení ze strany kteréhokoli jejího zaměstnance nebo zástupce.

Tyto zásady platí pro všechny činnosti společnosti, včetně těch prováděných kteroukoli dceřinou společností, zprostředkovateli, distributory nebo jinými zástupci společnosti Munters nebo společnými podniky, kterých se Munters účastní.

Používání zásad

Podstatné prvky protikorupčních zákonů spočívají v platbě, nabídce nebo příslibu čehokoli hodnotného jakékoli osobě, jejíž postavení umožňuje ovlivnit rozhodnutí o nákupu. Patří sem i poskytnutí laskavosti s vědomím, že celá taková platba nebo její část bude předána osobám, které ovlivňují rozhodnutí o nákupu.

Existuje několik omezení toho, co lze považovat za „cokoli hodnotného“. Kromě hotovosti nebo nějaké jiné formy peněžní odměny to může být přímá nebo nepřímá výhoda v téměř jakékoli podobě.

  • K příkladům toho, co může představovat porušení mezinárodních zákonů proti uplácení, patří:
  • Zajištění cesty
  • Jídlo
  • Příspěvky na charitu na pokyn klienta
  • Poskytnutí práce rodinnému příslušníkovi klienta
  • Zaplacení školného rodinnému příslušníkovi klienta
  • Vstupenky na sportovní akci

Vezměte prosím na vědomí, že výše uvedený seznam obsahuje pouze příklady potenciálně nepatřičných pobídek a nijak neomezuje rozsah zákazů ve vztahu k uplácení.

Munters je globální společnost a její zaměstnanci tak často přicházejí do styku se zahraničními činiteli. Zaměstnanci komunikují s vládními činiteli ohledně veřejných zakázek, udělování licencí a dalších potřebných vládních svolení, jako je například celní odbavení, obchodní licence, bezpečnostní a ekologická povolení. V některých zemích mohou činitelé při těchto diskuzích požádat o nepatřičnou platbu. V takových situacích je nutno dodržovat mezinárodní protikorupční zákony.

Většina mezinárodních protikorupčních zákonů jednotlivcům zakazuje provádět nebo nabízet nepatřičné platby, zejména pak veřejným činitelům. Stejně tak ve většině případů nezáleží na tom, zda je nepatřičná pobídka skutečně převedena zamýšlenému příjemci. Příjemce navíc nemusí nepatřičnou platbu ani přijmout nebo dát najevo, že ji hodlá přijmout. Do kategorie zakázaného jednání patří i pouhá nabídka nebo příslib nepatřičné platby veřejnému činiteli.

Účelem také nemusí být pouze iniciovat přímý nákup, ale také přimět danou osobu, aby něco udělala nebo neudělala v rozporu se svými zákonnými povinnostmi.

Protikorupční zákony navíc obvykle zakazují přímé i nepřímé platby veřejným činitelům. Společnost Munters tudíž může být odpovědná za nepatřičnou platbu, kterou
její zástupci, distributoři nebo jiní obchodní partneři poskytnou
poradcům, konzultantům nebo jiným osobám, které pracují pro vládu a předají celou platbu nebo její část nějakému činiteli.

Stejně tak nesmí žádný zaměstnanec společnosti Munters uskutečnit, slíbit nebo schválit platbu třetí osobě (jako je zástupce, distributor nebo konzultant), u které je pravděpodobné, že celou platbu nebo její část nepatřičně předá nějakému činiteli.

Uplatňování místních zákonů

Společnost Munters musí vždy dodržovat švédskou legislativu i místní legislativu. Pokud existuje rozpor, je nutno dodržovat přísnější legislativu.

Schválené obchodní výdaje

Protikorupční zákony obvykle připouštějí platby, které představují skutečné a přiměřené obchodní výdaje.

Výdaje se musí přímo vztahovat k propagaci produktů nebo služeb či k plnění smlouvy se zákazníkem. Zákony bohužel zřídkakdy jasně stanoví, co jsou přípustné výdaje a co je nepatřičná pobídka. Je tudíž zjevně vhodné vynakládat v takových situacích peníze s velkou opatrností a s příslušným souhlasem managementu.

Dále pak nelze hájit platby tím, že pokud jde o konkrétní výdaj, je u všech zákazníků ze soukromého i veřejného sektoru uplatňován stejný postup. Otázkou je, zda je výdaj v každé situaci nezbytný a zda je platba přiměřená. Dobrým příkladem jsou cestovní výdaje uhrazené potenciálnímu klientovi. Ty budou s největší pravděpodobností považovány za nepatřičnou pobídku, protože klienti by si měli hradit své vlastní náklady při zkoumání možností nákupu.

Kromě toho existují v různých oblastech světa zásadní rozdíly v životní úrovni. Někdy mohou být relativně nízké výdaje považovány za nepatřičnou pobídku pro určitou osobu. Co může být v některých částech světa považováno za běžnou praxi, může být v jiných oblastech nazíráno jako životní příležitost. Zaměstnanci společnosti Munters si musí být těchto rozdílů v životní úrovni vědomi.

Dary a pohoštění

Poskytování a přijímání darů a pohoštění je v mnoha zemích při sjednávání nebo realizování obchodů se třetí stranou běžnou praxí.

Pokud je ale hodnota daru nebo pohoštění příliš vysoká, může ovlivňovat nebo zdánlivě ovlivňovat obchodní úsudek.

Rovněž to může vyvolávat očekávání zvláštního zacházení. Veškeré poskytované nebo přijímané dary a pohoštění musí mít přiměřenou hodnotu a musí se týkat předmětného obchodního vztahu.
Pokud si nejste jisti, zda má určitý dar nebo pohoštění přiměřenou hodnotu, měli byste se před uskutečněním takových výdajů poradit se svým přímým nadřízeným.

Pomocné platby

Pomocné platby jsou tradičně malé platby poskytované zahraničním činitelům v souladu s veřejně známými či obecně dodržovanými místními zvyky za účelem zrychlení nebo zajištění uskutečnění běžných správních úkonů, jako je například získání úředních dokumentů nebo zpracování správních dokladů.

Společnost Munters nedoporučuje zaměstnancům, aby poskytovali pomocné platby ani v zemích, kde je místní zákony připouštějí. Za určitých okolností je však lze provést, pokud budou přesně zaznamenány v účetnictví společnosti. Před provedením pomocné platby musíte získat souhlas svého nadřízeného. V zemích, kde jsou pomocné platby zakázány, je společnost Munters rovněž zakazuje.

Sankce za porušení mezinárodních protikorupčních zákonů

Sankce za porušení mezinárodních protikorupčních zákonů se v každé zemi liší. Pro společnost Munters platí kromě místních zákonů i švédské zákony. Součástí švédské legislativy jsou vysoké pokuty a případné odnětí svobody pro jednotlivé osoby, vedení společnosti a dokonce i členy představenstva.

Varovné signály

Abychom zaměstnancům společnosti Munters pomohli rozeznat situace, ve kterých mohou být platby podezřelé nebo nezákonné, jsou v této příručce uvedeny následující „varovné signály“, které zaměstnance upozorní, že jejich jednání může představovat porušení protikorupčních zákonů.

  • Vyhýbejte se neobvyklý modelům plateb nebo finančním ujednáním. Nepatřičné platby týkající se například zahraničních činitelů jsou často doprovázeny neobvyklými platebními podmínkami. Zaměstnanci by měli být velmi ostražití, pokud budou požádáni o provedení platby na bankovní účet, který se nenachází v zemi, kde jsou poskytovány služby.
  • Buďte obezřetní, když podnikáte v zemi, kde v minulosti docházelo ke korupci. Pokud chcete zjistit aktuální úroveň korupce v dané zemi, kontaktujte finanční skupinu společnosti Munters.
  • Vyvarujte se placení provizí na úrovních, kde dříve nebyly vypláceny.
  • Dávejte si pozor na nedostatečnou transparentnost výdajů a účetních záznamů. Naši obchodní partneři by měli dobrovolně sdílet výkazy o výdajích a účetní záznamy týkající se společných aktivit.
  • Buďte opatrní, když potenciální klient doporučí najmout konzultanta. Celkově byste měli být obezřetní, když potenciální klient navrhne, aby společnost Munters poskytla platbu třetí osobě nebo najala třetí osobu.

Abychom našim zaměstnancům pomohli chovat se komerčně správným způsobem, musí být všechny finanční transakce včas a přesně zaznamenány. Je nutno zaznamenat veškeré informace týkající se dané transakce. Záznamy by měly odrážet transakce v souladu s obecně přijímanými účetními standardy a být navrženy tak, aby zamezovaly nezaznamenaným transakcím, jako jsou nezákonné provize a úplatky.

Stejně tak musí zaměstnanci společnosti dodržovat veškeré platné standardy, principy a zákony týkající se účetnictví a finančních výkazů. Žádný zaměstnanec nesmí k žádnému účelu vytvořit anonymní nebo nezaznamenaný účet jménem společnosti. Ve všech ohledech je nutno dodržovat Finanční příručku společnosti Munters.

Výběr a sledování zástupců

V mnoha zemích využívá společnost k podnikání místní osoby nebo firmy jako zprostředkovatele, distributory nebo zástupce (společně nazýváni „zástupci“). Společnost Munters může být postihována za nezákonné platby, které zástupce provede jménem společnosti, a to bez ohledu na to, zda o nich společnost Munters ví nebo nikoli.

Společnost Munters proto vyžaduje, aby všichni zástupci vždy dodržovali veškeré protikorupční zákony. Existuje běžný proces due diligence, který se zaměřuje na relevantní odborné znalosti a kvalifikace každého zástupce. Kromě toho musí všichni zaměstnanci společnosti Munters učinit další kroky k zajištění dodržování protikorupčních zákonů při práci prostřednictvím zástupců.

V první řadě musí společnost zjistit způsobilost a pověst zástupce a jeho kontakty s případnými potenciálními klienty. To zahrnuje nejen obchodní vztahy, ale i rodinné vazby.

Zadruhé musí každá obchodní jednotka, která najme zástupce, vést podrobné záznamy o činnostech due diligence provedených v souvislosti s přijímáním zástupce. Tyto záznamy by měly dokumentovat

  • důvody, proč byl zástupce vybrán,
  • zkoumání, které obchodní jednotka provedla, aby zjistila, zda zástupce v minulosti neporušil protikorupční zákony,
  • provedené kontroly týkající se bezúhonnosti zástupce při podnikání.

Zatřetí je nutno zástupce, které obchodní jednotka vybrala, pravidelně kontrolovat, aby se zajistilo, že stále dodržují protikorupční zákony.

Pokud obchodní jednotka společnosti Munters využívá služby zástupce, je nutno uzavřít podrobnou písemnou smlouvu. Kromě obchodních podmínek daného ujednání musí smlouva rovněž obsahovat příslušné záruky zástupce týkající se dodržování protikorupčních zákonu v minulosti i v budoucnu. Zástupce musí prokázat a zaručit, že:

  • není ve spojení s žádným zahraničním činitelem nebo kandidátem na veřejnou funkci, a informovat společnost Munters, pokud se v průběhu obchodního vztahu se zástupcem některé z těchto podmínek změní,
  • nebude v budoucnu jménem společnosti Munters nebo v souvislosti s prací pro společnost Munters provádět kroky, který by představovaly porušení protikorupčních zákonů,
  • přečetl si etický kodex společnosti Munters a principy a postupy v rámci Zásad společnosti Munters pro boj proti uplácení, porozuměl jim a zavazuje se je dodržovat,
  • bude proplácet výdaje za cestování a pohoštění pouze tehdy, když byly předem schváleny společností Munters a jsou doloženy podrobnými záznamy,
  • nebude k práci na základě smlouvy využívat jiné dodavatele ani subdodavatele bez předchozího souhlasu společnosti Munters,
  • nahradí společnosti Munters veškeré případné škody, který vzniknou z porušení jakýchkoli prohlášení zástupce,
  • bude vést přesné záznamy a poskytne společnosti Munters přiměřený přístup ke svým záznamům a právo pravidelně je kontrolovat.

A konečně, zaměstnanci společnosti Munters by měli při zkoumání vztahu zhodnotit, zda je navrhovaná odměna, která má být vyplacena za poskytnuté služby nebo dodané produkty, přiměřená vzhledem k okolnostem.

Akvizice a fúze

Společnost Munters může nést odpovědnost za porušení protikorupčních zákonu, kterých se v minulosti dopustila firma, již Munters převzala.
Společnost Munters proto musí v rámci procesu due diligence při akvizici prověřit obchodní činnosti přebírané společnosti z hlediska protikorupčních zákonů.

Tento postup společnosti Munters umožní zhodnotit nejen rizika, která bude činnost cílové organizace představovat z hlediska dodržování protikorupčních zákonů v budoucnu, ale také potenciální ohrožení vyplývající z aktivit cílového subjektu v minulosti.

Tento postup due diligence by měl být přizpůsoben zemi a podnikání cílové společnosti a měl by být proveden současně se zkoumáním dané transakce, aby měla společnost Munters možnost jednat na základě veškerých informací, které obdrží před uzavřením transakce.

Zvláštní pozornost by se měla věnovat následujícím typům informací, které společnost Munters obvykle získává v rámci procesu due diligence:

  • typ a totožnost zástupců a konzultantů, které společnost využívá, a ujednání týkající se jejich odměn,
  • země, ve kterých společnost působí,
  • účast vládních činitelů na podnikání společnosti (ať už jako vlastníků, členů představenstva nebo zaměstnanců),
  • stav vnitřních kontrolních mechanismů a účetních záznamů společnosti a
  • případná předchozí obvinění společnosti z porušování protikorupčních zákonů.

Postup vznášení stížností v rámci společnosti Munters

Pokud potřebujete nahlásit nějakou událost, prvním krokem je kontaktovat vašeho nadřízeného a věc s ním projednat.

Pokud to z nějakého důvodu není možné, měl by zaměstnanec postupovat dle doporučení obsažených v Zásadách pro upozorňování na nesprávné jednání (Whistleblower Policy) společnosti Munters.